La Préfecture de Police de Paris confie l'externalisation de son service de taxation à Memobox

Un marché de 3 millions d'euros avec le ministère de l'Intérieur

Memobox a signé en décembre 2002 un marché de 3 millions d'euros avec le ministère de l'Intérieur pour déployer dans les trois prochaines années le service AuditelCom des 2 300 sites du ministère. Ce marché constitue une nouvelle étape dans la démarche d'optimisation des coûts engagée depuis 1998 par le ministère, en vertu de la législation européenne, dans le contexte de l'ouverture à la concurrence en matière d'opérateurs téléphoniques.
Memobox remporte ainsi un marché détenu jusque-là par une autre société.

La préfecture de police de Paris
- Associée au ministère de l'Intérieur. Elle assure la gestion des personnels et des moyens sur les départements de Paris et de la petite couronne, (92, 93, 94) et compte, pour la téléphonie, parmi les 2.300 sites du ministère de l'Intérieur.
Associée au ministère de l'Intérieur, la préfecture de police de Paris est à ce titre en liaison étroite avec la direction des systèmes d'information et de communication (DSIC) de l'administration centrale, chargée de mettre en œuvre pour les services du ministère sur l'ensemble du territoire français les systèmes de traitement et de transmission de l'information : téléphonie, messagerie, radiotéléphonie, informatique, transmission de données, bureautique, internet.

- Une exigence de sécurité. La nature même des missions de la préfecture de police impose des conditions de sécurité drastiques, indispensables pour les services sensibles comme la police judiciaire ou les renseignements généraux.

- La direction de la logistique. Service chargé de tous les équipements de la préfecture de police (soutien opérationnel, administration et modernisation, soutien logistique, informatique et télécom) elle compte 1.488 agents, dont 500 à la seule sous-direction informatique et télécom (SDIT).

- La SDIT, service-clé pour la téléphonie. Elle est chargée de tout ce qui a trait à l'informatique et aux télécommunications (études et projets, exploitation, par exemple de la chaîne de traitement des PV, maintenance…) ; à l'équipement des services, dans des domaines aussi variés que la radio numérique, la vidéo-surveillance.

En matière de téléphonie, le département équipement est chargé de gérer l'ensemble des moyens de communication au niveau technique et administration de parc : exécuter le marché de téléphonie fixe, mettre en place les infrastructures, répartir les dépenses entre chaque direction, les contrôler, ventiler les coûts… Il est donc tout particulièrement concerné par la réorganisation en cours.

Objectif : économiser un à deux millions d'euros
La préfecture de police souhaite suivre au plus près ses dépenses de téléphonie fixe, réparties entre deux opérateurs, France Télécom et 9 Télécom. Elle envisage ainsi une économie de un à deux millions d'euros.

L'enjeu : un système devenu obsolète
- Maintenance et mises à jour. Depuis 1998, la préfecture de police avait développé un système qui, grâce à un serveur de taxation centralisé couplé à un serveur vidéotex, permettait d'offrir aux utilisateurs de l'ensemble de ses sites des informations sur leurs consommations téléphoniques, ainsi qu'un annuaire interne. Mais avec l'avènement de nouveaux outils plus ergonomiques et dont les données sont disponibles en ligne, cette solution avait rapidement montré de nombreuses limites,.les moindres n'étant pas le manque de fiabilité technique et une trop grande complexité d'utilisation. Elle demandait par ailleurs des mises à jour régulières sources de travaux de maintenance importants.

- Un investissement trop lourd. Le passage à l'an 2000 a marqué les limites du système de taxation mis en place, un écueil que seuls des investissements trop lourds pour le budget disponible auraient permis de contourner.

Memobox a su s'adapter
Retenue par le ministère de l'Intérieur, la société Memobox a su s'adapter aux demandes de la préfecture de police, en terme tant de coût que de technologie. Le fait de maîtriser l'ensemble de la chaîne, de la fabrication à l'exploitation du service en passant par le développement des serveurs lui donne, en effet, une souplesse qui lui a permis par exemple de faire les modifications demandées au niveau de l'annuaire hiérarchique ou de l'arborescence confirme : « Memobox est ainsi parvenue à fournir des données de taxation hiérarchisées selon trois des quatre niveaux d'organisation demandés », souligne Monsieur Philippe Delagarde, inspecteur des systèmes d'information et de communication, chef de division des infrastructures publiques à la direction de la logistique.

C'est cet investissement professionnel et personnel important qui a permis à Memobox de contourner nombre d'écueils. Et notamment celui des exigences de sécurité auxquelles Memobox a su répondre en obtenant la certification « confidentiel défense » en juin dernier.

102 sites équipés en neuf mois
Depuis le début du déploiement, le 1er décembre 2003, Memobox a équipé 102 des 186 sites prévus, à raison d'une vingtaine de sites par mois environ. Aujourd'hui ne restent à traiter que les 84 sites dits « sensibles » que la certification « confidentiel défense » va permettre de raccorder rapidement.

Un partenariat prometteur
Le déploiement d'AuditelCom a dégagé la préfecture de tous les aspects techniques du système, dont Memobox assume l'entière charge, et lui a permis de se concentrer sur l'essentiel de sa mission : les informations qu'elle a à traiter et à communiquer.

- Clarté et précision. Les tableaux de bord synthétiques élaborés grâce à AuditelCom permettent une compréhension rapide de l'activité téléphonique des services. Une analyse plus détaillée est toutefois possible en consultant sur le site web les données mises à jour quotidiennement.

- Evolution. AuditelCom bénéficie de mises à jour et d'évolutions permanentes qui tiennent compte des besoins des utilisateurs. Un club utilisateurs permet à ces derniers de faire part de leurs remarques et de contribuer ainsi à l'adaptation du système.

- 80% des dépenses de téléphonie suivies. Le déploiement d'AuditelCom devrait permettre à la préfecture, à terme, de suivre 80% de ses dépenses de téléphonie fixe, un niveau d'analyse qu'elle n'était jamais parvenue à atteindre jusqu'ici, conclut Monsieur Philippe Delagarde.

Source : Memobox