Prévéa abandonne son logiciel maison pour le progiciel Protectia

Début 2007, la Mutuelle Prévéa lâche son système d’information interne au profit d’un progiciel spécialisé dans l 'assurance complémentaire santé. Retour sur le pourquoi et le comment de cette migration.

Pas facile de se séparer d’un système d’information développé de toute pièce en interne et opérationnel depuis mai 1992. La Mutuelle Prévéa a pourtant décidé de faire le grand saut en 2006 en optant pour le progiciel Protectia de la société éponyme. Jean-Pierre Bacquart , directeur du système d’information de Prévéa, explique cette nécessaire mutation par « un déphasage entre le système d’information existant et les nouvelles exigences liées à l’activité d’une Mutuelle notamment en matière de gestion multi-contrat adossé à sa clientèle collective et individuelle. En outre, notre environnement informatique mainframe devenait obsolète, non pas en terme d’infrastructure, puisque celui reposait sur des matériels récents, mais plutôt en terme de restrictions logicielles. Pour exemple, le fonctionnement du transactionnel de nos anciennes applications limitait la taille de la zone inter-process à 32 Ko.» Et de poursuivre cette argumentation par une profession de foi sur le rôle déterminant du système d’information « qui représente le cœur et les poumons d’une Mutuelle au service des adhérents. Avec lui, il devient possible de définir des produits mieux adaptés et personnalisés, de calculer et d'appeler des cotisations de manière flexible et sûre, de payer les prestations plus rapidement et cela malgré des cas de figure toujours plus particularisés ».

Une rénovation longuement murie

Sans être impraticable, la gestion du multi-contrat par le biais d’un système d’information conçu à l’origine pour des contrats distincts devenait laborieuse alors que la proportion des produits multiples et complémentaires augmente au sein de Prévea. A elle seule, cette entrave justifiait une évolution vers un outil mieux adapté au quotidien des Mutuelles. D’ailleurs, ces velléités de changement démangeaient Jean-Pierre Bacquart depuis longtemps. Mais c’est en 2005, sur une proposition du conseil d’administration de la Mutuelle, que la décision fut prise d’abandonner le système d’information interne pour un progiciel. « Nous avons étudié l’offre d’une douzaine d’éditeurs sur des critères fonctionnels, techniques et de coûts sans négliger la pérennité de l’entreprise. En définitif, seules quatre de ces offres répondaient spécifiquement aux attentes de notre métier de Mutualiste. Fin 2005, notre choix se porte sur le progiciel Protectia dont les fonctions de base se sont avéré les plus proches de notre ancienne application. Outre cette similitude fonctionnelle, l’éditeur Protectia offrait de par sa taille des gages de pérennité tout en étant localisé dans notre région. L’autre argument qui nous a confortés dans notre choix, c’est la compétence métier des informaticiens de Protectia. Enfin, le coût de leur solution était moitié moins élevé que l’offre du leader du marché » affirme Jean-Pierre Bacquart.

Une mise en œuvre minutieusement programmée

Le déploiement de la solution démarre donc en 2006 et compte tenu de l’ampleur de la tâche, l'équipe choisit de segmenter ce dernier en 9 chantiers. A commencer par le transfert des compétences de base entre Protectia et un noyau dur d’employés de Prévéa, afin de s’initier au rudiment du progiciel. Dans les faits, une trentaine de demi-journées de formation ont été dispensées à une quinzaine de personnes. Une fois la phase d’initiation achevée, Prévéa s’est attelé au paramétrage de l'Offre Produit de Prévéa.qui consiste à modéliser l'ensemble des produits, garanties et tarifs qui seront gérés par le progiciel « Pour optimiser au mieux le progiciel Protectia, nous n’avons pas hésité à enrichir les données, précise Jean-Pierre Bacquart. Le paramétrage terminé, nous sommes passé à la sélection du matériel. Entre IBM, HP et Dell, la solution à base d'ordinateurs x86 en "lames" proposée par ce dernier a eu notre préférence. Le déploiement a été réalisé pour partie en janvier pour le reste en mai, avec une consolidation par tests de charge effectuée en novembre 2006. » Les plates-formes matérielles en place, la DSI a ensuite procédé au déploiement de l’environnement logiciel d’exploitation (SGBD Oracle, suite Altiris pour la gestion du cycle de vie des serveurs, outil de sauvegarde Time Navigator Atempo…) avant de s’attaquer à la migration des données de l'ancien système. « Ce chantier a nécessité l’écriture de programmes de reprise des informations de Clarmut pour les présenter au sas de migration de Protectia. Puis nous avons testé chaque élément des programmes par le passage de Run de plus en plus complets et cela tout au long de l'année ». Qui dit nouveau système informatique dit nouveaux documents imprimés. A cette occasion Les chefs de projet ont du redéfinir et même créer de nouvelles chaînes d'édition et de mise sous pli, à l'aide de la solution Bdoc de Business Document. Ce chantier a requis une remise à plat des impressions réalisées par chaque service afin d’opérer un recadrage avec un format personnalisé pour Prévéa des impressions courantes de Protectia. Ce chantier bouclé, la DSI a pu enfin passer en béta test en procédant notamment au passage en double d'ensembles de production complets. Rassurée par l’intégrité des résultats, il ne restait plus qu’à former les 146 collaborateurs de la Mutuelle avant de passer à l’ultime phase de basculement vers le nouveau système d’information. « Nous avons choisi d’organiser cette opération délicate le 18 décembre, date à partir de laquelle notre activité se trouve réduite, et cela sur 3 semaines afin d’apporter les dernières retouches. Début janvier 2007, l'ensemble des salariés de la Mutuelle a basculé sur les programmes de Protectia, pour une période de rodage de 2 à 3 mois. » Et d’ajouter que « notre objectif de démarrage du nouveau système d’information au 1 er janvier 2007 a pleinement été atteint; le budget initialement défini a été totalement respecté. Toutes les fonctions du SI Production et du SI Décisionnel ont été mises en œuvre. Sans surprise, nous avons eu quelques problèmes mineurs requérant par exemple de réitérer certains appels à cotisation. Mais globalement rien de dramatique et les bugs ont rapidement été corrigés grâce à l’aide de l’équipe Protectia. Cela dit, nous restons vigilant et le suivi de la production va s’étaler jusqu’à la fin de l’année d’autant que certaines applications ne sont mises en œuvre qu’en fin d’exercice. »

Un ROI prometteur

Qu’en est-il du sacro-saint retour sur investissement ? Pour Jean-Pierre Bacquart, il semble prématuré d’avancer des chiffres à ce stade de l’exploitation. Ce dernier se veut néanmoins optimiste « l’optimisation de la gestion multi-contrat s’avère prometteuse. Mais il faut attendre la fin d’année pour en évaluer les bienfaits sur notre activité ». Cela dit, Jean-Pierre Bacquart est plus précis sur les gains réalisés dans son propre service. « Nous avons réduit notre équipe de développement de 6 à 2 personnes, aujourd’hui affectées au support. Par contre, le service Exploitation dédié au traitement batch et aux procédures de sauvegarde est resté à effectif constant, de même que l’équipe architecture PC/ Lan. Enfin nos coûts de support externe se réduisent aujourd’hui une cinquantaine d’heure par mois. » Ces chiffres ne devraient guère bouger malgré le démarrage de nouveaux chantiers tel que la GRC (Gestion de la Relation Client) prévue pour la fin du premier semestre 2007 ou encore l’extranet affecté à la gestion des clients collectifs attendue pour 2008. Par ce biais, le correspondant de la Mutuelle au sein de l’entreprise cliente sera à en mesure de mettre à jour l'effectif des salariés adhérents. Une tache aujourd’hui réalisée à la main.

H.M

La Mutuelle Prévéa  : acteur déterminant de la Protection Sociale pour le particulier et l'entreprise en Nord-Pas-de-Calais

Au 1er janvier 1999, six mutuelles historiques se regroupent pour créer une entité au rayonnement régional : Prévéa. Depuis plusieurs mutuelles les ont rejointes. En 2005 : Prévéa est devenue l'une des structures incontournables de la protection sociale dans la Région. Prévéa se veut une vraie mutuelle, innovante et de proximité qui permet un accès à des soins de qualité tout en ayant une volonté de maîtrise des coûts. Prévéa en chiffres : 80 M euros de chiffres d’affaires ; 1 siège et 13 agences ; 4 millions de dossier traités par an ; 180 000 personnes protégées.