Adecco choisit Esker DeliveryWare pour automatiser le traitement de plus de 2 millions de relevés d’heures par an

Lyon, le 12 septembre 2006 - Adecco, leader mondial des services en Ressources Humaines, a choisi Esker, leader mondial des solutions de dématérialisation des documents, pour automatiser le traitement de plus de 2 millions de relevés d’heures et de factures par an en Angleterre et en Irlande. A la base du métier de l’intérim, le traitement des relevés d’heures des intérimaires connaît le plus haut niveau de criticité pour Adecco. Toute l’activité de la société dépend de son bon déroulement depuis la facturation des clients, jusqu’au règlement des prestations et au paiement des intérimaires. Pour la seule filiale anglaise du groupe Adecco, c’est ainsi plus de 2 millions de relevés d’heures et de factures par an quié taient gérés selon un processus purement manuel :
- les 300 agences recevaient les relevés d'heures des intérimaires par courrier ou par fax toutes les semaines,
- les saisissaient et les renvoyaient par courrier au siège,
- celui-ci éditait les factures clients,
- faisait parvenir l’ensemble par courrier à un prestataire externe chargé de rapprocher les factures avec les relevés d'heures correspondants,
- ce prestataire renvoyait ensuite ces liasses au siège qui les mettait sous pli et les envoyait aux clients.

Inefficace et extrêmement coûteux, ce processus ne permettait pas à Adecco de réaliser ses objectifs stratégiques en termes de contrôle des coûts et de service client. Le groupe a donc recherché une solution permettant d’automatiser la réception des relevés d’heures par fax, leur saisie puis leur archivage. Sélectionnée parmi 5 solutions à partir d’une simple problématique de serveur de fax, Esker DeliveryWare a rapidement démontré l’étendue de ses fonctionnalités et a permis d’aller bien au-delà des attentes initiales.« Nous avons rapidement découvert qu’Esker DeliveryWare pouvait nous apporter beaucoup plus de fonctionnalités que
celles recherchées initialement. Le projet a véritablement fait tâche d’huile et, d’une simple problématique de serveur de fax au départ, la solution nous a permis d’automatiser le traitement de nos factures et relevés d’heures de A à Z : de la réception des relevés d’heures par fax au rapprochement automatique et à l’envoi avec les factures » explique Olivier Cachat, Business Process Owner du Document Management pour le Groupe Adecco.« Esker nous a convaincu par les critères techniques de sa solution, par la proximité et la réactivité de ses équipes, et par les
garanties de volume. Nous avions besoin d’une plate-forme solide puisque, ne serait-ce qu’en Angleterre, 2 millions de relevés d’heures sont traités par an (plus de 13 millions en France). Nous souhaitions également une plate-forme« internationalisable » dans la mesure où ce processus est amené à être automatisé dans d’autres filiales du groupe » ajoute Olivier Cachat.

A l’issue de deux projets, Esker DeliveryWare automatise aujourd’hui :

1. La réception des relevés d’heures entrants : Réception par deux serveurs de fax entrants avec une capacité de plus de 60 appels simultanés, transformation en image TIF, transmission à une solution d’OCR pour capture, intégration et archivage.

2. Le rapprochement et l’envoi de plus de 40 000 factures et relevés d'heures par semaine : Capture des factures en sortie de Peoplesoft, regroupement avec les relevés d’heures concernés, envoi direct sur une imprimante au siège en Grande-Bretagne pour impression, mise sous pli et remise en poste.

Un retour sur investissement inférieur à un an

- Une amélioration significative du délai de règlement clients (DSO : Days of Sales Outstanding)) : envoi quasiinstantané des factures aux clients et réduction des erreurs de traitement.
- Un processus simplifié et moins coûteux : suppression du traitement manuel et du recours à un prestataire.
- Une facturation beaucoup plus performante : disparition des relevés d’heures perdus et des erreurs de saisie
- Une baisse des frais d’impression et des coûts postaux : suppression des échanges de relevés d’heures et de factures entre les agences, le siège social et le prestataire externe.
- Une meilleure traçabilité, répondant aux exigences de la loi Sarbanes-Oxley , Adecco étant cotée sur le New York Stock Exchange.

A propos d’Adecco
Leader mondial des services en ressources humaines (RH), Adecco fait partie des 500 plus grandes sociétés mondiales classées par Forbes. Grâce à son réseau de 33 000 collaborateurs et plus de 6 600 agences répartis dans 70 pays et territoires dans le monde, le Groupe Adecco met en relation chaque jour près de 700 000 intérimaires avec ses clients (jusqu’à 150.000 clients par jour). Domicilié en Suisse et dirigé par une équipe multinationale connaissant parfaitement les différents marchés internationaux, le Groupe Adecco offre à ses clients entreprises et collaborateurs qualifiés un éventail unique de services flexibles dans les domaines du recrutement
et de la gestion de carrière.
Chiffre d'affaires monde 2005 : 18,3 milliards d'euros.

Source : 'Esker