Cas client MINEFI : Le ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie choisit Ricoh !

VOCATION
Créée en novembre 2004, suite à un audit des achats du ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie (Minéfi ) en vue de moderniser les achats et réaliser des économies, l’Agence centrale des achats a pour mission de définir et mettre en oeuvre la politique d’achats du Minéfi .

Organisée par grands domaines d’expertise, elle intervient sur les besoins communs à l’ensemble des directions du ministère et leur permet de bénéfi cier de pratiques d’achats performantes en termes de coûts, de qualité et de délais, dans le cadre du code des marchés publics. Pour mener à bien sa mission, l’Agence agit à deux niveaux complémentaires : la globalisation des achats et la maîtrise des consommations. Elle contribue ainsi à faire du ministère un acheteur de référence sur le marché français.

ÉQUIPE

L’Agence centrale des achats emploie une vingtaine de personnes issues des différentes directions du Minéfi (chargés de missions, acheteurs) et réparties dans trois grands domaines d’expertise :
- Informatique, télécommunications, affranchissement et impression
- Prestations immobilières (nettoyage et entretien des locaux, énergie et fluides, surveillance et maintenance de sites, …)
- Fournitures et prestations générales (fournitures de bureau, mobilier, papier…)

Pour sa part, le Minéfi , c’est 180 000 personnes réparties sur plus de 7 000 sites relevant des différentes directions : la DGCP (Direction générale de la comptabilité publique), la DGI (Direction générale des impôts), la DGDDI (Direction générale des douanes et droits indirects), la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes), la DARQSI (Direction de l’action régionale, de la qualité et de la sécurité industrielle), la DGTPE (Direction générale du trésor et de la politique économique), l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques), la DPAEP (Direction des personnels et de l’adaptation de l’environnement professionnel).

HISTORIQUE

L’audit des achats a permis de mettre en lumière que les dépenses d’impression du Minéfi représentent un montant de l’ordre de 50 millions d’euros TTC par an. Ce poste de dépenses jugé élevé s’explique, d’une part, par un parc d’imprimantes très important : 130 000 imprimantes en 2004, soit une imprimante pour 1,4 agent et ce, avec une large disparité entre les directions et un faible taux d’utilisation du matériel (- de 10% de leur capacité). D’autre part, par une grande diversité des modèles - plus de 500 références différentes - engendrant une gestion compliquée des consommables et une maintenance coûteuse. Enfin, par une forte présence d’imprimantes individuelles à jet d’encre (près de 50 000) et une faible quantité de machines connectées en réseau.

ENJEUX

Forte de ce constat, l’Agence centrale des achats a décidé d’optimiser l’acquisition et l’utilisation des solutions d’impression (imprimantes, copieurs et consommables associés) au sein du Minéfi tout en respectant les spécificités de chaque site et les contraintes budgétaires.« Notre objectif est triple » déclare Marcel Dumarest, chargé de mission responsable du domaine informatique, télécommunications, affranchissement et impression. « Réduire les coûts, rationaliser le parc d’impression et optimiser l’emploi des nouveaux matériels. »

Le plan d’action est clair : supprimer progressivement les imprimantes jet d’encre individuelles et les remplacer par des imprimantes laser en réseau et mieux exploiter le potentiel des photocopieurs multi-fonctions. Bref ! Adapter le parc à la réalité des besoins. C’est seulement ainsi que de réelles économies pourront être effectuées.« Nous avons donc mis en place une politique d’optimisation des solutions d’impression en nous fixant un objectif : une imprimante pour quatre agents » précise Marcel Dumarest. Deux marchés distincts sont alors défi nis par l’Agence centrale des achats : les imprimantes d’un côté et les copieurs de l’autre. Un cahier des charges est mis au point en janvier 2006. C’est sur cette base que l’Agence centrale des achats passe un appel d’offres conformément au code des marchés publics.

Une phase de tests des matériels des fournisseurs en compétition est réalisée dans les trois centres de qualififi cation du Minéfifi . Ils visentà vérififi er la concordance des matériels au regard du cahier des charges et leur parfait fonctionnement versus les différents systèmes et applications informatiques exploités au ministère : applications bureautiques et métiers. « Ensuite, nous avons réalisé une enchère électronique inversée pour départager les fournisseurs restant en lice. Et Ricoh a été retenu à l’issue de celle-ci » commente Marcel Dumarest. Et de reconnaître que si le prix a été un argument décisif, ce ne fût pas le seul. En effet, outre le coût et la qualité des matériels, Ricoh s’est distingué dans son offre par sa ferme volonté d’accompagner effi cacement le Minéfi . A savoir : - Optimiser les délais d’intervention tant au niveau de la maintenance des matériels que de la fourniture des consommables et ce, en tenant compte des pénalités inscrites au cahier des charges.

Ceci est un véritable ‘tour de force’ puisque le Minéfi est fortement déconcentré (7 000 sites en France)… Peu de fournisseurs peuvent offrir une telle présence géographique. Cette qualité de service a impliqué - au sein de Ricoh - un véritable engagement de la part de toutes les équipes.
- Faciliter les commandes de matériels au travers d’un outil ‘moderne’ d’eProcurement. La solution logicielle développée par Ricoh a été spécifi quement adaptée aux attentes du Minéfi .
Six confi gurations copieurs réseaux Ricoh - dont cinq en noir et blanc - sont retenues fin août 2006. A l’instar d’un plan de déploiement‘ unique’, l’Agence centrale des achats a opté pour un ‘marchéà bons de commande’ comme le précise Corinne Sacerdote :« Après avoir passé le marché, ce sont nos services qui commandent au gré de leurs besoins et en fonction de leurs possibilités budgétaires. »

AUJOURD’HUI

A fi n novembre 2006, 1 500 machines étaient déjà livrées. Celles ci remplacent notamment les anciens matériels acquis en location.« Les remplacements se feront de manière régulière, naturelle même, au fi l de l’obsolescence et de l’usure des matériels » commente Marcel Dumarest. Pour juger ‘finement’ de la satisfaction des utilisateurs par rapport aux matériels achetés, des dispositifs ont été mis en place. Ceux-ci seront systématiquement mis en oeuvre sur tous les marchés de l’Agence au travers d’enquêtes de satisfaction réalisées auprès des utilisateurs. Pour avoir un recul suffisant dans le domaine de solutions d’impression, l’Agence centrale des achats attend fin 2007 pour réaliser celle enquête. Toutefois, elle n’a pas attendu cette échéance pour mettre à disposition des services du Minéfi un système de fiches d’incidents (signalement de retards ou d’incidents de livraison, …) transmises en parallèle chez Ricoh - afin d’optimiser l’ensemble du processus et accroître la satisfaction quotidienne des collaborateurs.

Les premiers bénéfices ne se sont pas faits attendre… A commencer par l’obtention rapide d’informations sur les matériels et l’établissement des commandes en ligne. Résultat : un gain de temps notoire pour les acheteurs. « A terme, nous bénéfificierons d’une meilleure connaissance de notre parc d’impression, d’une meilleure visibilité sur le taux d’utilisation du matériel, la volumétrie papier, sur les coûts à la copie » déclare Corinne Sacerdote. « Cette nouvelle donne devrait nous permettre d’atteindre nos objectifs en terme d’économie budgétaire d’autant que nous avons lancé une grande campagne de sensibilisation des utilisateurs. » (cf encadré)

ET DEMAIN ?

L’acquisition de nouveaux copieurs se poursuit… D’ici 2010, un nouvel ‘état de lieux’ sera effectué. Jusqu’alors distincts, les marchés imprimantes et copieurs s’orienteront vraisemblablement vers une convergence pour faciliter les missions de chacun et accroître les économies.

Des préconisations faites aux utilisateurs : « L’impression, ce n’est pas que du matériel… c’est aussi le comportement individuel de chaque individu, de chaque agent» précise Marcel Dumarest qui a réalisé avec son équipe un document de sensibilisation visant à informer les utilisateurs sur une bonne utilisation des moyens d’impression. Le guide « Imprimer utile » comporte des conseils simples éco-responsables pour permettre à chacun d’optimiser ses impressions (faire systématiquement
du recto-verso, utiliser les aperçus avant impression,…) et d’éviter de gaspiller le papier, permettant ainsi de réaliser des économies. Education et aide de proximité aussi avec l’utilisation de l’intranet et la réalisation d’un cédérom qui intègrent de nombreux outils pédagogiques et ludiques.

Source : Ricoh