RELAIS H, du groupe Lagardère, utilise la solution EMC Captiva pour dématérialiser ses factures fournisseurs et ainsi, faciliter la gestion de ses 1000 points de vente Relay

RELAIS H, du groupe Lagardère, choisit la solution EMC Captiva pour dématérialiser ses factures fournisseurs et ainsi, faciliter la gestion de ses 1000 points de vente Relay.

Première enseigne internationale dédiée à la vente de produits de presse et de loisirs culturels dans les lieux de transport (gares, aéroports, métro), Relay est le nom commercial des points de vente RELAIS H, du groupe Lagardère. Tous les jours, plus de 1000 magasins, répartis dans 12 pays, accueillent 1 million de clients et vendent 400 000 quotidiens et publications, 3 tonnes de barres chocolatées, 280 000 paquets de cigarettes, 15 000 livres et 50 000 autres articles. Ayant mis en place un système d'EDI pour quelques gros fournisseurs, la Direction de RELAIS H souhaitait monter en puissance et étendre la dématérialisation de ses factures fournisseurs aux frais généraux, au stock provenant de Hachette Livre et, à terme, aux flux de marchandises.

Poussé par un service comptabilité très demandeur en matière d'amélioration du rendement, RELAIS H confie à l'intégrateur AZUR Technology le soin du choix de la solution adaptée pour son organisation. L'objectif est double : améliorer le temps de traitement et de saisie des factures fournisseurs, et diminuer la consommation intensive de papier liée aux nombreuses photocopies. AZUR Technology sélectionne la solution de dématérialisation d'EMC Captiva, mis en confiance par la technologie innovante des produits développés et par la visite sur site de la plateforme déjà en production au BHV. Egalement, la plateforme EMC Captiva, en place depuis 2003 chez Hachette Livre, filiale du groupe Lagardère, a fini de convaincre RELAIS H. En septembre 2005, le site pilote démarre et, en moins de 4 mois, au 1er janvier 2006, la solution est mise en ouvre.

L'outil de LAD (Lecture Automatique de Documents) se charge de la reconnaissance intelligente et de l'extraction de l'information des factures : les principaux fournisseurs sont reconnus par une analyse graphique, les fournisseurs nouveaux ou non récurrents sont reconnus par analyse syntaxique. Cette combinaison d'analyse d'image et de contenu est unique sur le marché et a également joué en faveur de la solution EMC Captiva. Les moteurs d'indexation recherchent et récupèrent les informations attendues en respect des contrôles de cohérence (calcul) ou des contrôles Base de données mis en place. Le système saura demander une étape de validation humaine lorsqu'une information n'est pas disponible sur le document, ou lorsqu'une vérification est imposée pour un fournisseur, ou encore lorsqu'une information croisée avec la base métier n'est pas validée. L'image du document correspondant à la facture s'affiche à côté de l'interface de validation pour faciliter la vérification et la saisie d'informations complémentaires. Une fois la facture validée, elle est indexée sous un numéro chronologique.

En terme d'organisation, il n'est plus nécessaire aujourd'hui de regrouper les factures par fournisseur, il suffit de désagrafer les documents et de les séparer en lot pour la numérisation. Les « duplicata » de factures étant devenus inutiles, il est nécessaire de les enlever ou de demander aux fournisseurs de ne plus les envoyer. Puis, la numérisation se fait par lot en un temps très court. Une fois numérisées, les factures originales sont classées dans des chemises et restent au service comptable avant archivage physique.

La numérisation des factures représente un réel changement pour le service comptabilité de RELAIS H. Et ce changement a été d'autant plus facile que la communication a été transparente : les utilisateurs ont été impliqués dès le départ, comme le souligne Alain Cuzin, Responsable Informatique Opérationnelle chez RELAIS H : « Ce changement a été encouragé par des résultats rapides en termes de gains de temps et de manipulation du papier. La mise en place de matériel adéquat qui permet aux utilisateurs de travailler dans des conditions confortables a permis l'amélioration de leur travail quotidien et a donc rendu leur implication plus forte. »

« Les gains sont considérables, ajoute Alain Cuzin, 70% de temps gagné pour la partie frais généraux et 95% pour les achats. ». Le service du Contrôle de gestion n'a plus à se déplacer : l'information est stockée en un seul endroit. Le système permet l'accès immédiat à la visualisation de la facture. Face à la réussite de cette première partie du projet, RELAIS H est maintenant prêt à étendre le système à la numérisation des factures de flux de marchandises qui représentent plus de 160 000 factures par an.

source : EMC Captiva