International
SOS optimise sa gestion des absences et des présences
Depuis juillet 2005, International
SOS, premier groupe mondial de l'assistance médicale, de la gestion
de crise et des services de santé à l'international,
a choisi ADP-GSI, spécialiste des services d'externalisation
des processus RH, pour sa gestion des absences et des
présences avec l'offre collaborative Kiosque
RH.
En juillet 2005, International
SOS décide d'avoir
accès au Kiosque RH, solution proposant des
processus collaboratifs automatisés (workflow),
qui permet à tous les collaborateurs de l'entreprise
de déclarer eux-mêmes, via Internet, leurs
jours d'absence et de présence. Cette solution
met fin à la lourdeur de collecte des informations
et limite les erreurs de saisie.
M. Helière Farraudière, Responsable des
Ressources Humaines de International SOS, explique
: « Notre choix d'implémenter un outil
collaboratif de gestion des présences et absences,
s'est inscrit dans le cadre d'un changement d'organisation
du service RH afin de le recentrer sur des missions à plus
forte valeur ajoutée. Les objectifs étaient
multiples : d'abord, il fallait dégager du temps
sur la partie purement administrative de la paie, soit
la collecte et la saisie des absences. Ensuite, il était
devenu urgent de simplifier et de moderniser la gestion
des absences. Enfin, la Direction souhaitait responsabiliser
l'ensemble des collaborateurs, en partageant l'information
et en les rendant acteurs de la gestion de leur temps
de travail. Mission accomplie avec rapidité et
facilité puisque la mise en place fut rapide, à peine
trois semaines, et la prise en main directe, deux mails
d'information aux collaborateurs et une réunion
d'information ont suffi pour déployer la solution ».
Le Kiosque RH permet la fluidité des informations
entre les différents acteurs de l'entreprise
et leur apporte à chacun des bénéfices
individuels :
- les collaborateurs visualisent leurs compteurs en
temps réel, posent leurs demandes d'absences
(congés payés, RTT, pont…), sont
informés par retour mail de la validation de
leurs demandes par leur manager ;
- les managers peuvent gérer les plannings de
leurs équipes facilement et de façon
optimisée. Ils ont la possibilité de
visualiser et valider l'ensemble des demandes d'absences.
C'est un gain de temps pour piloter l'activité d'un
service ou d'une équipe ;
- le service RH regroupe et vise les saisies de l'ensemble
des salariés sans aucune ressaisie, contrôle
rapidement les informations saisies grâce des
tableaux de bord, rappelle à l'ordre en cas
de retard de validation des demandes d'absences posées
par les salariés et enfin peut se substituer à n'importe
quel salarié en cas d'absence prolongée.
«
C'est aussi un outil supplémentaire de communication
interne. Les collaborateurs reçoivent des messages
d'alerte concernant les délais pour la prise
de RTT, ou peuvent se faire expliquer leur bulletin
de paie grâce à une démonstration
en ligne. » rajoute M. Helière Farraudière.
International SOS, avec
ses 120 collaborateurs en France, est client d'ADP-GSI
depuis 2000. L'implémentation
du Kiosque RH s'inscrit dans la stratégie globale
de l'entreprise de recherche permanente d'innovation
et d'une qualité de services à tous niveaux.
Dès 2004, International SOS a choisi de passer
de l'externalisation partielle à l'externalisation
totale pour dynamiser et repositionner le service RH
au cœur de l'entreprise, pour accompagner la montée
en compétence du responsable paie, et donc dégager
du temps pour des missions à plus forte valeur
ajoutée.
Source : ADP-GSI
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