International SOS optimise sa gestion des absences et des présences

Depuis juillet 2005, International SOS, premier groupe mondial de l'assistance médicale, de la gestion de crise et des services de santé à l'international, a choisi ADP-GSI, spécialiste des services d'externalisation des processus RH, pour sa gestion des absences et des présences avec l'offre collaborative Kiosque RH.

En juillet 2005, International SOS décide d'avoir accès au Kiosque RH, solution proposant des processus collaboratifs automatisés (workflow), qui permet à tous les collaborateurs de l'entreprise de déclarer eux-mêmes, via Internet, leurs jours d'absence et de présence. Cette solution met fin à la lourdeur de collecte des informations et limite les erreurs de saisie.
M. Helière Farraudière, Responsable des Ressources Humaines de International SOS, explique : « Notre choix d'implémenter un outil collaboratif de gestion des présences et absences, s'est inscrit dans le cadre d'un changement d'organisation du service RH afin de le recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les objectifs étaient multiples : d'abord, il fallait dégager du temps sur la partie purement administrative de la paie, soit la collecte et la saisie des absences. Ensuite, il était devenu urgent de simplifier et de moderniser la gestion des absences. Enfin, la Direction souhaitait responsabiliser l'ensemble des collaborateurs, en partageant l'information et en les rendant acteurs de la gestion de leur temps de travail. Mission accomplie avec rapidité et facilité puisque la mise en place fut rapide, à peine trois semaines, et la prise en main directe, deux mails d'information aux collaborateurs et une réunion d'information ont suffi pour déployer la solution ».
Le Kiosque RH permet la fluidité des informations entre les différents acteurs de l'entreprise et leur apporte à chacun des bénéfices individuels :
- les collaborateurs visualisent leurs compteurs en temps réel, posent leurs demandes d'absences (congés payés, RTT, pont…), sont informés par retour mail de la validation de leurs demandes par leur manager ;
- les managers peuvent gérer les plannings de leurs équipes facilement et de façon optimisée. Ils ont la possibilité de visualiser et valider l'ensemble des demandes d'absences. C'est un gain de temps pour piloter l'activité d'un service ou d'une équipe ;
- le service RH regroupe et vise les saisies de l'ensemble des salariés sans aucune ressaisie, contrôle rapidement les informations saisies grâce des tableaux de bord, rappelle à l'ordre en cas de retard de validation des demandes d'absences posées par les salariés et enfin peut se substituer à n'importe quel salarié en cas d'absence prolongée.
« C'est aussi un outil supplémentaire de communication interne. Les collaborateurs reçoivent des messages d'alerte concernant les délais pour la prise de RTT, ou peuvent se faire expliquer leur bulletin de paie grâce à une démonstration en ligne. » rajoute M. Helière Farraudière.

International SOS, avec ses 120 collaborateurs en France, est client d'ADP-GSI depuis 2000. L'implémentation du Kiosque RH s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise de recherche permanente d'innovation et d'une qualité de services à tous niveaux. Dès 2004, International SOS a choisi de passer de l'externalisation partielle à l'externalisation totale pour dynamiser et repositionner le service RH au cœur de l'entreprise, pour accompagner la montée en compétence du responsable paie, et donc dégager du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Source : ADP-GSI