Siplast choisit la suite collaborative VDoc Suite Pro d'Axemble et DIMO Gestion dans le cadre de sa politique d'amélioration continue (Lean Management)

La priorité a été donnée au département Administration Commerciale et Forces de Ventes

Axemble, éditeur de la suite collaborative VDoc (400 000 utilisateurs), annonce que Siplast, dans le cadre d'une politique de Lean Management - ou processus d'amélioration
continue- a retenu la solution collaborative Vdoc Suite Pro ainsi que l'intégrateur DIMO Gestion.

Siplast, dont l'activité couvre la conception, la fabrication et la commercialisation des produits et services destinés à l'étanchéité en Bâtiment et Génie Civil, a fait le choix du portail collaboratif VDoc afin d'améliorer son service client, d'améliorer les échanges entre les départements administratifs, le support et la Force de Vente, ainsi que de faciliter la « vie informatique » de ses commerciaux.

C'est dans le cadre de l'amélioration continue et l'optimisation des processus décidée en 2004 que Siplast entreprend de se doter d'une plate-forme Intranet pour améliorer l'accès aux données du Système d'Informations (outils décisionnels Cognos, Bases Notes, Base Qualité, ERP Movex, Notilus, Vente Partner ?) via un portail collaboratif et dynamique pour tout le personnel et l'automatisation de formulaires ISO sous forme de Workflows. « En 2005, le portail est une technologie qui marche, je recherchais un portail dynamique, pas une extension statique de site web que personne ne va consulter parce que les données ne sont pas à jour » déclare Yannick Tenneguin, Directeur des Systèmes d'Information, qui décrit comme suit la situation avant la mise en place de Vdoc Suite. « Les informations existantes étaient stockées dans plusieurs Bases Notes, les informations de l'ERP Movex étaient inaccessibles sans connaissances et licences Movex, les procédures ISO papier étaient mal appliquées, le processus de gestion des offres commerciales était lourd en saisie, en
contrôles, et perfectible car non synchronisé avec les tables Movex. Enfin, la convivialité des feuilles Excel était quasi nulle ».

Des objectifs ont donc été clairement définis. La priorité a été donnée au département Administration Commerciale et Force de Vente avec un but bien précis d'améliorer le Service Client d'améliorer les échanges entre les départements Administratifs / Support & la Force de Vente et de faciliter la « vie informatique » des commerciaux en simplifiant l'ergonomie, la mobilité, la convivialité de l'outil informatique en général.

Le choix de Siplast s'est porté sur la suite de Vdoc d'Axemble et les capacités d'intégration de DIMO Gestion. « Pour plusieurs raisons, mon choix s'est naturellement porté vers VDoc Suite» déclare Yannick Tenneguin, Directeur des Systèmes d'Information. « En effet la plate-forme Intranet VDoc est simple et rapide à mettre en place. Aussi, les catalogues d'applications Workflow VDoc, le générateur de workflow, associés à la plate-forme Java limitent au maximum les besoins en développements. Le portail VDoc est résolument orienté Processus et Gestion Documentaire (au sens ISO. Le côté template de mise en ?uvre sous forme de « briques » que proposait cette solution m'intéressait particulièrement » assure Yannick Tenneguin. « L'ouverture possible en tant qu'Extranet dans le futur (réutilisation des composants) a également joué en faveur de la solution de DIMO Gestion. Enfin, nous recherchions un produit ayant des références si possible scandinaves et Trelleborg utilise VDoc. »

Une mise en ?uvre et un déploiement progressif Le choix des solutions et la validation technique ont été entérinés en juin 2005. Après avoir franchi les phases d'installation, de tests et de choix technologique, une première validation à partir d'une maquette V1 d'intégration est réalisée en septembre 2005. L'équipe interne est formée et un groupe pilote au sein des équipes commerciales est mis en place. Le portail est alors déployé progressivement dans les différents départements dès novembre. La force commerciale accède au portail via les PC équipés de cartes 3G/Edge/Wifi. Les services (News, bases Notes, Notilus, Cognos etc , ) sont naturellement intégrés et mis à disposition dans le portail basé sur VDoc. De nouvelles applications (portail RH, Portail, catalogues produits, Fiches techniques produits etc?) et processus seront adaptés et livrés : réclamations clients, litiges chantiers, création produits, demandes de documentations. «Nous avons enregistré un ROI très intéressant grâce à cet un outil pragmatique au service de l'amélioration continue et du changement » conclut Yannick Tenneguin.

Des bénéfices à tous les niveaux

1. Pour l'entreprise :
- Une accessibilité à l'information pour tous via une interface unique (SSO). Principe d'abonnement à des bases disponibles dont l'accès est sécurisé.
-Une plate Forme Intranet commune à tous les départements (siège, usines, filiales étrangères)
- Un accès unique avec débranchement possible à des sous portails (e-catalogue, RH, GED, bases groupes, R&D etc)
- administration simple et déploiement facilité de nouveaux services
- Un nouveau média de communication pour les directions supports (DSI, DRH, Dircom, CE etc)
- outil pratique pour construire rapidement de nouveaux workflows et ainsi accélérer concrètement les opérations de Business reingeneering
- Un rapprochement du Système d'Information de la nouvelle norme ISO 9001:2000 « approche par les processus et leurs interactions » plutôt que par les procédures.

2. Pour le client et le commercial :
- Une ergonomie & convivialité dans l'utilisation quotidienne
- Un gain de 15 minutes par jour par commercial pour l'accèsà l'information et de 30 minutes pour la saisie des offres
- Des référentiels de données à jour (toutes les 6h) en amont des offres et intégration plus rapide dans l'ERP Movex (gain de 10 minutes par offre pour 50 offres par jour)
- Un respect du circuit de validation des offres grâce au workflow
- Une visibilité sur le portefeuille des offres gérées directement par le commercial.
- une diminution du nombre d'erreurs de saisie dues au décalage autrefois entre la saisie de l'offre et la mise en ligne dans Movex (offres désormais en ligne dans Movex en temps réel pour le service commande)
- Une diminution de 30 % du nombre d'avoirs.

source : Axemble - 03.05.05