La technologie innovatrice « ZeroClick » de FileNet automatise la mise en application de la politique de conformité, limite le travail de l’utilisateur et réduit les coûts d’exploitation et de stockage

De plus en plus d’entreprises choisissent la solution FileNet Records Manager pour leur mise en conformité.

SEVRES, 11 Mai 2005 : FileNet Corporation , leader du marché des solutions de gestion de contenu (ECM) et de l’automatisation des processus en entreprise, annonce aujourd’hui que sa solution « FileNet P8 ECM Platform and Records Manager » a été adoptée par de nombreuses entreprises figurant au classement des 1000 plus grosses fortunes comme outil de gestion de la conformité , ce qui fait de FileNet Records Manager l’un des lancements de produit les plus réussis depuis la création de l’entreprise.

Un nombre de clients tout à fait remarquable

Depuis son lancement en Août 2004, de nombreux clients ont choisi FileNet Records Manager. On peut citer : les assurances CNA ; CSC ITALIA s.r.l ; Duke Energy Corporation ; FirstEnergy Services Company ; Interpolis et Sigma Tau ; entre autres.

Basée sur FileNet P8, plate-forme de gestion de contenu pour les entreprises, la solution Records Manager, qui a gagné de nombreux prix, offre aux utilisateurs une solution complète de gestion des archives, qui aide à la mise en application de la politique de conformité, en automatisant et en rationalisant les procédures d’entreprise basées sur l’enregistrement de données, et à éliminer le travail inutile des utilisateurs finaux dans la gestion de l’archivage.

Un outil de productivité : la gestion des archives

Cette solution répond également au besoin de minimiser les coûts d’exploitation et à la perte d’efficacité due à l’augmentation des besoins de stockage et des infrastructures, tout en assurant une meilleure gestion des enregistrements.

Pour FileNet, si elles n’ont pas les moyens de classifier correctement leurs archives professionnelles pour les retrouver facilement, ou de ranger les e-mails stratégiques dans des archives en les différenciant des e-mail sans intérêt, les entreprises créent de véritables « décharges numériques » ou tout est bien enregistré mais ou aucun élément ne peut être facilement retrouvé.

FileNet Records Manager, utilisant la technologie FileNet « ZeroClick », aide à relever les défis en matière de conformité aux réglementations et de gestion du risque en aidant les entreprises à :

• Organiser, stocker en toute sécurité et récupérer rapidement les archives essentielles de l’entreprise,
• Automatiser la politiques de gestion des enregistrements,
• Réduire les risques liés à l’organisation, diminuer les coûts opérationnels et améliorer la productivité,
• Se conformer aux politiques d’archivage définies,
• S’assurer que les enregistrements qui ne sont plus utiles sont détruits de manière légale,
• Réduire les coûts d’apprentissage et de stockage.

Un client en avance de phase

FirstEnergy Corporation est une entreprise d’exploitation d’énergie diversifiée basée à Akron, dans l’Ohio. Ses filiales et ses succursales s’occupent de la production, la transmission et la distribution d’électricité, la commercialisation de gaz naturel, la gestion de l’énergie et d’autres services liés à l’énergie. Ses sept sociétés opérant dans le réseau public de distribution d’électricité comprennent les cinq plus importants opérateurs nationaux du domaine de l’électricité détenus par des investisseurs privés, et desservent 4,4 M de clients à travers l’Ohio, la Pennsylvanie et le New Jersey.
« Nous avons choisi FileNet Records Manager car cette solution est entièrement intégrée à la plate-forme FileNet P8 qui permet l’automatisation totale de tout le cycle de vie des archives » explique Larry Hawkins, Directeur en charge de la conformité des Archives et de l’Information pour FirstEnergy. « FileNet Records Manager nous permet d’avoir l’adaptabilité dont nous avons besoin pour assurer, dans l’intégralité de l’entreprise, la gestion des archives et l’application des règles de conformité. »

« L’avantage majeur de FileNet Records Manager est la solution FileNet « ZeroClick », qui tire avantage des capacités de Business Process Management (BPM) de FileNet P8 pour renforcer les politiques de gestion de l’archivage au niveau du serveur, aider à réduire les erreurs dues aux utilisateurs, le temps imparti et le coût global, et qui aide à la mise en place des meilleures pratiques en matière de gestion d’archivage » témoigne Martyn Christian, responsable du département Marketing de FileNet.
« Cela permet aux entreprises de réduire les coûts ainsi que les erreurs potentielles et de garantir à la fois un renforcement de la politique d’archivage choisie et la réduction des coûts d’administration. »

« FileNet ZeroClick » garantit que les employés utilisent des processus et des procédures de gestion des enregistrements prédéfinies, car les processus sont exécutés automatiquement comme une partie de leurs tâches journalières, et assurées de façon invisible par FileNet Business Process Management », ajoute-t-il.

La gestion de la conformité et l’application des lois facilités

Pour Debra Logan, Vice-Président de la recherche chez Gartner Inc, « La définition et le contrôle des processus sont au cœur de la mise en conformité. Les entreprises qui ont de multiples besoins en matière de conformité devrait vraiment penser à utiliser des outils de Business Process Management, pour construire des solutions de gestion de la conformité qui soient flexibles et puissent être utilisées pour mettre en place des processus qui se conformeront avec les lois d’aujourd’hui et de demain. »

FileNet Records Manager complète la « suite Filenet P8 » et son dernier né FileNet eMail Manager, qui a été créé pour aider les entreprises à faire face à l’utilisation grandissante d’eMail professionnels, et à gérer le stockage et la récupération de ces eMails.

La combinaison de FileNet eMail Manager et de FileNet Records Manager amène des bénéfices significatifs aux entreprises, en offrant la possibilité de choisir l’investissement adéquat de l’entreprise dans la gestion des archives et des « process » d’entreprise, tout en permettant au contenu des emails d’aider le processus de production et, dans le même temps, en réduisant les risques de l’entreprise grâce à une intégration rigoureuse des capacités de gestion de l’archivage.

A propos de FileNet

FileNet Corporation aide les organisations à améliorer et à accélérer leurs prises de décisions en les rendant capables de gérer les données et les processus qui leur permettent d'exercer leur métier. Les solutions d'ECM (Enterprise Content Management) et de BPM (Business Process Management) de FileNet permettent aux utilisateurs de constituer et de préserver un avantage concurrentiel grâce à la gestion de leurs données dans toute l'entreprise et à l'automatisation et la rationalisation de leurs process. Elles leur offrent en outre la vaste gamme de solutions de connectivité dont elles ont besoin pour simplifier leurs prises de décisions stratégiques ou quotidiennes.

Les solutions FileNet proposent un large éventail de fonctionnalités s'intégrant aux systèmes d'information existants pour fournir aux entreprises des solutions économiques leur permettant de résoudre les problèmes concrets auxquels elles doivent faire face.

Depuis la création de la société en 1982, plus de 4 000 entreprises, dont plus des 3/4 de celles figurant au classement Fortune 100, ont choisi les solutions de FileNet pour les aider à gérer leurs données et leurs processus stratégiques.

Basée à Costa Mesa, Californie, la société commercialise ses solutions d'ECM innovantes dans plus de 90 pays par l'intermédiaire de ses propres forces de ventes, d’intervention et de support, ainsi qu'à travers son réseau ValueNet® Partner de revendeurs, d'intégrateurs et de développeurs d'applications.