Chevron Oronite dresse un bilan positif un an après la mise en production de sa plate-forme de dématérialisation de factures

Grâce à la plate-forme ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, la société a pu réduire ses frais fixes. Le gain de productivité a permis de recentrer la comptabilité sur son cœur de métier : l'analyse et le suivi des relations fournisseurs. Les documents sont tracés et Chevron - dont les délais de clôture sont très courts peut désormais remonter rapidement à la source de ses dépenses.

Le projet de dématérialisation de factures était en gestation depuis quelque temps déjà chez Chevron Oronite, fabricant d'additifs pour lubrifiants et carburants, filiale du géant mondial Chevron. "Notre maison mère allait tôt ou tard nous demander d'améliorer notre efficacité opérationnelle au niveau de notre comptabilité fournisseurs. En effet, beaucoup de temps était perdu en tâches de saisie, de classement ou de recherche de documents. Nous avons donc mené une étude, courant 2003, pour décider de la solution la mieux adaptée à notre besoin pour améliorer le délai de traitement de nos factures et la qualité de l'information financière", explique Eric Le Fèvre, Responsable de la comptabilité.

Chevron Oronite a étudié quatre solutions possibles :

l'externalisation complète du processus,
le recours à de la sous-traitance partielle - la numérisation des factures étant gardée en interne,
l'utilisation d'une plate-forme externe en mode ASP,
l'internalisation du processus complet, depuis la numérisation à réception jusqu'à l'intégration dans le système d'information.

Tout bien pesé, Chevron Oronite a finalement opté pour la dernière option. "Nous avons des délais de clôture mensuelle très courts : le quatrième jour du mois à midi, détaille Eric Le Fèvre. La réactivité est donc essentielle. Nous voulions être certains de garder la maîtrise complète du processus. En outre, en situation de sous-traitance, les gains de productivité sont rarement répercutés sur le client". Chevron a évalué plusieurs offres du marché selon une grille d'analyse multicritères. La solution ReadSoft a fait la différence sur le rapport coût/performance, l'adéquation de la réponse aux besoins, la capacité à innover et la pérennité de l'entreprise.

L'intégration dans le système d'information

Tout projet d'automatisation des traitements nécessite une bonne intégration entre la solution de dématérialisation et les systèmes cibles. Chevron dispose de plusieurs applications de gestion pour lesquelles il était nécessaire de développer des interfaces avec la plate-forme ReadSoft. Le système d'information financier est JD Edwards. Chevron Oronite s'appuie également sur un ERP conçu en interne (Gescom) pour la gestion commerciale et les stocks. La société utilise enfin une application appelée Maximo, dédiée au suivi des dépenses de maintenance, à la gestion des immobilisations, des frais généraux, etc.

Les données de facturation extraites par la solution ReadSoft sont pour partie contrôlées dans Gescom puis déversées dans JD Edwards et pour une autre partie contrôlées dans Maximo et déversées à leur tour dans JD Edwards. Toutes les images de factures sont envoyées dans le système de GED (Hummingbird). Evidemment accessible par les comptables, la GED est aussi mise à disposition des collaborateurs du siège à Levallois, des acheteurs ou des responsables des affaires douanières. La consultation des documents est désormais d'une grande facilité.

Un gain de productivité significatif

La plate-forme ReadSoft est opérationnelle depuis octobre 2004. "La mise en production s'est déroulée dans de bonnes conditions malgré la proximité de la clôture annuelle". Et de fait, "tout s'est très bien passé", se souvient Eric Le Fèvre. Toutes les factures fournisseurs (frais généraux, achats de matières premières, emballage) - soit 30 000 documents par an - sont traitées sur le site de l'usine du Havre. Pour ne pas bouleverser l'organisation interne, la Direction Financière a choisi de maintenir la façon de travailler des équipes comptables. Pour une meilleure qualité de la relation, chaque comptable gère son propre portefeuille de fournisseurs. Ainsi, chacun est responsable, pour les factures qui le concernent, de la supervision du traitement de bout en bout : numérisation, vérification, mise en paiement.

" Grâce à la dématérialisation, à la comptabilité fournisseurs, nous avons économisé 23 % sur nos frais fixes" constate Eric Le Fèvre. Selon un état des lieux réalisé 10 mois après la mise en production, Chevron Oronite a également noté la disparition effective de certaines tâches chronophages comme l'archivage, les photocopies, la transmission d'information sous forme papier. Le gain de temps permet aux équipes comptables de mieux se consacrer à des tâches qui sont au cœur de leur métier comme l'analyse, la relance, le suivi du portefeuille fournisseur, etc.

Source : ReadSoft