Le Syndicat Mixte de la Vallée de l’Orge Aval (SIVOA) choisit Workey de C-Log International, pour dématérialiser ses processus de gestion du courrier

Paris, le 6 février 2006 – Le Syndicat de l'Orge Aval assure efficacement l'entretien de l'Orge et de ses berges, la gestion hydraulique, l'assainissement et la surveillance de la qualité de l'eau. Il regroupe 32 communes de la vallée de l’Orge (91), soit une superficie de 208 km2 pour une population de 375 000 habitants.

Depuis mars 2005, le Syndicat de l'Orge Aval modélise et automatise ses processus de gestion du courrier grâce au logiciel de workflow Workey de C-Log International. Le logiciel courrier, développé en interne, n'était plus utilisé du fait de nombreux problèmes d'ergonomie et de lenteur :

- Aucune garantie de confidentialité des courriers des Ressources Humaines

- Difficulté à éditer des lettres sous Word

- Pas de visibilité sur les délais d'envoi d'une lettre ni de réponse à un courrier reçu

C’est donc tout naturellement que le Syndicat de l'Orge Aval s’est tourné vers les éditeurs de workflow afin de modéliser et dématérialiser les flux de gestion du courrier : c’est-à-dire tout le courrier reçu et envoyé par le Syndicat ainsi que les mailings aux commissions. C-Log International a été retenu avec son logiciel Workey ; celui-ci offre une grande facilité à modéliser et automatiser les processus de l’entreprise et à prendre en compte l’organisation de l’entreprise.

Tout le personnel de bureau du Syndicat l'utilise :

1/ La personne concernée rédige le courrier ou le fait rédiger par les secrétaires.

2/ Le fait valider par le chef de service.

3/ Ce dernier le transmet ensuite au Directeur Général.

4/ Le courrier est ensuite remis aux secrétaires qui sont chargées de l'imprimer,

5/ de le redonner au responsable pour signature.

6/ La secrétaire le numérote et le date à l'aide du logiciel courrier pour envoi.

7/ La directrice du Syndicat signe les mailings par une signature numérisée sous Word.

Workey permet une excellente traçabilité. Chaque expéditeur est informé par e-mail de la date d’envoi de son courrier. Le courrier envoyé et reçu est enregistré par service.

« Workey nous a permis de modéliser et modifier simplement les flux pour la gestion du courrier. Aujourd’hui, une cinquantaine de collaborateurs utilisent cet outil. Nous avons légèrement adapté le moteur de workflow de Workey pour nos besoins spécifiques et développé l'interface de gestion des carnets d'adresses et des mailings, ce qui a nécessité des développements en Lotus Script. Nous réfléchissons à intégrer les mails reçus dans la boite du Syndicat, au logiciel courrier ainsi que les télécopies pour apporter une vue d'ensemble et un meilleur suivi de toute la communication du Syndicat. Nous projetons d'utiliser Workey pour développer une application de gestion des délibérations ainsi que pour les congés du personnel », précise Christian Pitet, qui a développé ce nouveau logiciel Courrier au sein du service Gestion technique et informatique du Syndicat de L'Orge.

Cette nouvelle solution a permis au Syndicat d’assurer un meilleur suivi du courrier et d’apporter un gain de temps significatif au personnel. Le stockage des lettres permet aux secrétaires de les recopier afin de servir de modèle à une nouvelle lettre.

« Ce contrat signé avec le SIVOA prouve encore une fois la capacité de Workey à s’adapter aux objectifs de l’entreprise. Donner une réponse immédiate et pragmatique pour dématérialiser le processus de gestion du courrier, mais aussi apporter une solution souple et évolutive capable d’automatiser de nouveaux processus. ». souligne Christophe BASTARD – PDG de C-Log International.

A propos du Syndicat de l'Orge Aval :

La gestion d'une rivière concerne tous les habitants d'une même vallée. Trente-trois communes se sont rassemblées au sein du Syndicat de l'Orge Aval pour entretenir L'Orge et ses berges, assainir et surveiller la qualité de l'eau, prévenir les inondations et entretenir le fond de vallée.

Pour plus de renseignements : http://www.sivoa.fr

Source : C-Log International