BearingPoint accompagne la MACIF pour son projet ABC/ABM de pilotage stratégique des coûts et des processus.

Juin 2003 – La MACIF, numéro 1 de l’assurance dommage en France, a fait appel à BearingPoint pour l’aider à mettre en place un projet ABC/ABM (Activity-Based Costing/Management) de pilotage des coûts et des processus dans le courant de l’année 2002. Ce projet s’inscrit dans le dispositif de pilotage stratégique de la mutuelle, la MACIF s’étant déjà dotée en 2001 d’un tableau de bord stratégique (TBS). Le modèle ABC vise principalement à assurer une meilleure connaissance de l’origine des coûts, à permettre le pilotage des activités (pour une meilleure orientation des efforts d’amélioration des processus), et offre un appui pour la prise de décision stratégique concernant l’offre (notamment les évolutions de la tarification).

La MACIF a entamé son projet par un pilote concernant le siège ainsi que 2 régions. La mise en place du modèle sur les 9 régions restantes est en cours. La MACIF s’est appuyée sur l’expertise de BearingPoint en modélisation ABC/ABM et de sa connaissance du secteur de l’assurance. Elle a opté pour les outils de la société ALG Software : Metify ABM pour le projet pilote, puis Activity Analysis pour le déploiement sur l’ensemble des régions.

M. Roger de Pampelonne, Directeur du Contrôle de Gestion, MACIF, déclare : « La MACIF souhaitait améliorer ses outils d’analyse de coûts, en particulier pour mieux connaître les frais généraux induits par chacun de ses produits. Elle a opté pour la méthode ABC, qui permet de tracer avec précision cette consommation tout au long des processus de fonctionnement de l’entreprise. Elle permet également, et ce n’est pas le moindre de ses avantages, d’instituer entre le contrôle de gestion et les opérationnels un dialogue plus fructueux car fondé sur une approche « métier » reliée aux préoccupations de ces derniers ».

Après déploiement sur l'ensemble des régions, la MACIF disposera d'un outil précis d'analyse des coûts de chaque processus, qu'il soit lié directement au produit (vente, gestion commerciale, gestion des sinistres, ...) ou mis à la disposition des fonctions "support" de l’entreprise (pilotage de l'entreprise, comptabilité, gestion financière...). L'outil peut en outre répartir les coûts sur des axes d'analyses variés comme les produits (contrats auto, contrats habitation), les garanties (Vol, Incendie, responsabilité civile), les régions et éventuellement les agences. Et Roger de Pampelonne d’ajouter : « Répartir les coûts sur des combinaisons de ces axes est bien sûr possible. De toutes façon, la limitation des analyses vient plus du temps que l'on peut y consacrer que des capacités de la méthode et du progiciel. »

«En proposant cette vision multidimensionnelle des coûts, le modèle ABC autorise notamment un benchmark interne vertueux selon différents axes d’analyse. Ce faisant, il devrait constituer un outil de dialogue, d’analyses et de propositions d’améliorations enrichies, entre les opérationnels et le contrôle de gestion », souligne Philippe Roubin, Managing Director, BearingPoint. L’équipe projet a ainsi conçu et paramétré un modèle applicable à l’ensemble des processus métiers de l’entreprise en 6 mois. Il est maintenant possible de connaître et de comprendre la décomposition du coût de 49 activités sur les 31 types de contrats, les 459 combinaisons d’objets et de garanties, les 117 agences traitées dans le modèle pilote. Le dispositif permettra d’alimenter le tableau de bord stratégique et d’aider à la prise de décisions dans le cadre de la refonte de processus, de l’élargissement de l’offre et des différents types de points d’accueil du sociétaire. Il s’agit également d’un outil puissant dans le cadre de l’élaboration budgétaire.

L’avis des experts

Karin Pauly : expert pilotage stratégique, Banque et Assurance, BearingPoint
« Le modèle ABC fournit une réponse adaptée aux assureurs qui font évoluer leur offre commerciale et sont confrontés à de nouveaux enjeux en termes de pilotage et de tarification de produits et services personnalisés, souvent complexes et multiproducteurs. Seule une information coûts/rentabilité multidimensionnelle, basée sur le fonctionnement réel de l’entreprise (ses « activités ») permet de mieux comprendre la formation des coûts et de guider le management dans ses décisions. Inscrits dès le départ dans le dispositif de pilotage du Projet d’Entreprise de la MACIF, l’ABC et le Tableau de Bord Stratégique (« TBS ») se complètent et favorisent un dialogue de gestion avec les opérationnels. Le TBS explicite le passage de la stratégie à l’action, il focalise l’attention sur un petit nombre d’indicateurs de performance-clé dont les valeurs-cibles sont atteintes par la mise en œuvre de projets. L’ABC renseigne la valeur dans le temps de certains indicateurs du TBS et permet de tester la stratégie : cette stratégie apporte-t-elle les résultats escomptés ? L’ABC fournit aussi l’information de causalité des coûts qui suggère des évolutions dans l’organisation des processus. »

Isabelle Lacombe : expert ABC, BearingPoint
« Outre le suivi des coûts, l’ABC apporte une valeur ajoutée non négligeable dans le domaine de l’assurance en termes d’analyse des processus. A la MACIF, il a été possible de comparer la différence de consommation par activités pour des contrats distincts. Ainsi des agences sont comparées sur un même type de contrat afin de mesurer, par exemple, la part des activités commerciales de conquête de nouveaux sociétaires versus leurs activités de fidélisation du portefeuille existant. De même, l’ABC permet d’analyser plus finement les différentes pratiques en termes de gestion de sinistres : le coût administratif du traitement, l’appel à un expert, la différence de traitement entre un sinistre corporel et matériel… On passe d’un mode de suivi à un véritable pilotage des coûts. »

Laurent Lefouet : Directeur Général Délégué, ALG Software
« Alors que le contrôle de gestion consacre toujours un temps trop important à collecter, contrôler, consolider les données, il est difficilement compréhensible de voir encore certains projets ABC débuter sur des outils non spécialisés voire bureautiques ! Considérer que ces outils sont suffisants, même pour un pilote ou un prototype est une gageure car un moteur de calcul ABC requiert plus que la réalisation de calculs de déversement : contrôle de cohérence des modèles, traçabilité sur l’origine des coûts, calculs multi-axes, automates d’imports et de saisie décentralisée, notre expérience montre que ces fonctions sont généralement très largement sous estimées. En conséquence, le temps nécessaire à la production des résultats pour une période donnée est très supérieur à ce qu’il devrait être et il est matériellement impossible d’augmenter la fréquence d’actualisation des modèles sans renforts d’effectifs. Le ROI lié aux solutions comme Metify ABM et Activity Analysis se compose d’une part du temps économisé sur la mise en œuvre et l’exploitation des modèles, et d’autre part sur l’exploitation des résultats de la méthode. C’est parce que le ROI le plus important est lié à la méthode que la MACIF a estimé logique de ne pas perdre de temps sur les étapes de mise en oeuvre. »