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EPSON PRINT PERFORMANCE, une approche globale

La production de documents sur papier est devenue une problématique à part entière dans les entreprises. La généralisation d'Internet, des messageries électroniques, des documents numériques a entraîné une explosion des volumes produits.

 

Les coûts d'impression, mal quantifiés et en hausse constante interpellent les départements financiers,

 

Les parcs dépassés techniquement et mal adaptés engendrent insatisfaction et incompréhension des utilisateurs nuisant à leur productivité,

 

Les parcs hétérogènes et vieillissants génèrent des problèmes insolubles voire l'exaspération des Directeurs Informatiques.

Des réponses sur-mesures

Le programme EPSON PRINT PERFORMANCE est conçu pour :

 

Aider les entreprises dans la gestion de leurs flux d'impression,

 

Identifier et réduire les coûts globaux d'impression.


EPSON PRINT PERFORMANCE apporte à chaque entreprise une réponse unique et sur-mesure, à la différence d'offres "packagées" insuffisament précises pour réduire efficacement les coûts.

Une approche à trois dimensions
Financière
Technique organisationnelle
Fonctionnelle
Département
financier
 
Département informatique
Utilisateurs
Baisse des coûts
Visibilité des coûts
Gestion des actifs
Choix des matériels
Supports aux utilisateurs
Exploitation/
administration/
supervision
Performances
Productivité
Adéquation :
produits/besoins

 

Évaluer l'existant par un audit complet

Mener à bien un projet d'optimisation d'un parc et/ou de réduction des coûts d'impression nécessite de parfaitement connaître la situation existante et d'en tirer des voies d'optimisation.

Epson préconise de mener les audits selon différents axes :

Financier

 

Calcul et analyse des coûts directs :
- Achat/amortissement des matériels,
- Achat des consommables,
- Coût de la maintenance.

 

Evaluation d'un coût par page, par utilisateur et par service.


Organisationnel

 

Analyse des process et valorisation des coûts cachés :
- Gestion du help-desk,
- Gestion des consommables,
- Gestion du SAV.


Fonctionnel

 

Calcul et analyse des volumes d'impression :
- Par imprimante,
- Par typologie d'utilisateur,
- Par applicatif,
- Par département,
- Par utilisateur.

 

Analyse de la productivité du parc :
- Emplacement/cartographie des matériels avec distance d'accès,
- Adéquation produits/besoins,
- Calcul des taux d'exploitation.


Évaluer la globalité des coûts d'impression

Pour pouvoir quantifier clairement l'ensemble des coûts liés à l'impression,

il convient d'intégrer les trois points suivants :



Le temps minimum passé à aller chercher un document sur une imprimante départementale est de 52 secondes. Ce temps multiplie par 10 le coût d'impression d'une page*.

* Coût caché par personne et par impression. Calcul basé sur le coût salarial moyen en Europe de l'Ouest.

Bien localiser les produits

Le redimentionement de parc en s'appuyant sur des modèles pour groupes de travail débouche sur une réduction de 30% à 50% des coûts d'impression grâce à un équilibre optimal entre :

 

Le nombre d'imprimantes nécessaires,

 

La sélection et l'emplacement de produits productifs et adaptés,

 

La distance d'accès "optimale" pour les utilisateurs.



Choisir les typologies de produits adaptés

Le choix des matériels constitue le fer de lance dans un projet de réduction des coûts d'impression, il en est le principal gisement.
EPSON PRINT PERFORMANCE apporte aux décideurs des outils d'évaluation de plusieurs sénarii comprenant différentes typologies de matériels.

  Imprimante individuelle Imprimante départementale
(20 personnes)
Imprimante
groupe de travail
(10 personnes)
+ . Équipements de proximité,
. Appropriation par l'utilisateur,
. Faible coût d'achat.
. Distance d'accès raisonnable,
. Supervision /
administration possibles,
. Pas de négligence constatée,
. Évolutivité / modularité.

. Coût à la page faible,
. Fonctionnalités / rendement.
- . Coût à la page élevé,
. Administration difficile.
  . Prix à l'achat élevé,
. Distance d'accès importante,
. Coûts cachés élevés et multiples,
. Négligences des utilisateurs.

Des solutions adaptées à votre environnement

Environnement / spécificités clients
. Besoins des utilisateurs
. Contraintes techniques (applicatifs, architecture informatique)
. Configuration des locaux
. Culture d'entreprise
. Résistances aux changements
 
Actions
Bénéfices escomptés
Homogénéisation du parc
Baisse des coûts cachés et indirects
Rationalisation du parc
(réduction du nombre d'imprimantes
et des références de consommables)
  Facilités de gestion
Adéquation produit besoin
  Hausse de la productivité
Optimisation du TCO   Baisse du TCO

Gain de place, gain de temps, baisse des coûts

Apporter le niveau de service adéquat

Administration
du parc
Support
Maintenance
Gestion des
consommables
Matériel
Offre EPSON PRINT PERFORMANCE
  Externalisation
complète
  Facturation packagée :
une seule
facture
(matériel +
service +
consommables)
 
Régie d'impression
décharge le support
en interne
Régie d'impression
décharge l'utilisateur
de toute contrainte
 
Infogérance
Engagement niveau
de service
Mise en place
SLA
Facturation
à la page
Refacturation
analytique
Suivi
analytique
 

Financement
é volutif
Optimisation
du parc
Relocalisation/
É volutivité
Solution complète
de supervision
Support centralisé,
formé et
proactif
Facturation
SAV
dans un contrat
coût/page
Centralisation
des achats
Refacturation
analytique
Financement évolutif
Gestion
du parc
intégrée
Outils
d'administration
du parc
Support
centralisé
Contrat
de
maintenance global
du parc
Centralisation
globale
des achats
Financement
Outil d'administration
dédié
utilisateur
Formation utilisateur/
accompa-
gnement
Extention
de garantie
par
imprimante
Achat
des consommables
groupé par direction,
par site
Achat par lot
Offre traditionnelle
Pas d'administration
Pas de support
Réparation sur devis
Achat
des consommables
par les utilisateurs
Achat au fil de l'eau
Gestion
des immobilisations

Un service après vente sur-mesure

 

Rapports d'interventions,

 

Suivi d'activité : visibilité directe des appels hot line, des interventions en cours et synthèse d'activité par code d'accès pour les grands comptes.

Une supervision fiable et complète grâce à EpsonNet WebManager

 

Etats d'impression,

 

Statistiques d'impression,

 

Historique des tâches,

 

Notification d'évènements,

 

Fonctions regroupements,

 

Distribution de pilotes.

 

Adopter une facturation simplifiée

Les garanties d'EPSON PRINT PERFORMANCE :
simplicité, évolutivité, souplesse, visibilité et transparence

Paiement à l'usage
 
Paiement à la page
 
Estimation du volume de pages monochromes et couleur sur l'ensemble du périmètre
 
Conversion des volumes en nombre de consommables (base théorique)
 
Conversion en coût trimestriel sur la base des coûts des consommables
 
 
Conversion en coût trimestriel sur la base des coûts par page
 
Une seule facture trimestrielle pour l'ensemble de la prestation (matériel + consommables + service + reporting / suivi / conseil)
 
 
Livraison des consommables cadencée ou à la demande.
Suivi trimestriel par tableau de bord permettant l'analyse du parc.
 
 
Collecte et récupération des consommables pour destruction ou recyclage selon les normes en vigueur
   
Révision après 12 mois des factures trimestrielles par rapport au nombre de consommables livrés
Révision après 12 mois des factures trimestrielles par rapport au nombre de pages effectivement imprimées

Source : Epson - documentation commerciale -avril 2006 - www.epson.fr


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