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Lexmark : Réduire les coûts - Imprimer moins

Au travers de notre approche Print-Move-Manage, nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients afin de les aider à mieux gérer le document en entreprise : rationaliser l'impression, transmettre les informations de manière plus sûre et plus rapide, mieux gérer les coûts et les infrastructures.

Savez-vous à combien s'élèvent vos dépenses annuelles de production de documents : impressions, copies, télécopies et numérisations ?

Les coûts liés à l'impression peuvent représenter de 1 à 3 pour cent du chiffre d'affaires d'une société. Malgré les milliards d'euros injectés dans les nouvelles technologies, les processus des entreprises et des administrations sont toujours dépendants du papier. Au cours des dix dernières années, Lexmark a aidé les plus grandes entreprises mondiales ainsi que de nombreuses administrations à réaliser des économies, à travailler plus rapidement et à mieux gérer les informations et les processus contribuant ainsi à leur réussite.

Lexmark est le seul acteur majeur du marché à se consacrer exclusivement à l'impression. Nous appréhendons mieux que quiconque les enjeux de l'impression. Nos consultants ont réalisé plus de 2000 missions de conseil dans des entreprises et établissements du monde entier. Nous sommes les témoins quotidiens de l'impact énorme (mais diffus) de l'impression. Forts de cette expérience et de notre professionalisme, nous nous appuyons sur une méthodologie éprouvée pour appréhender vos problèmes d'impression spécifiques et définir une stratégie qui vous aidera à atteindre vos objectifs.

Nous pouvons ainsi vous permettre de réaliser jusqu'à 30 % d'économies sur les coûts d'impression en nous appuyant sur 3 concepts :

- Imprimer moins en imprimant mieux
- Diffuser les informations plus rapidement
- Mieux gérer les infrastructures d'impression et leurs coûts

Lexmark vous aide à mettre en place votre stratégie d'impression, qu'il s'agisse d'une simple assistance sur un processus localisé ou d'une optimisation complète des moyens et processus d'impression à l'échelle de l'entreprise.


Applications métiers : Lexmark a développé des applications et des solutions uniques, spécifiquement adaptées à votre secteur d'activité : finance, distribution, industrie, administration, etc.

Par exemple, dans le secteur bancaire nous avons appris avec nos clients que la majorité des processus de l'entreprise s'appuie sur des documents dont le traitement peut ralentir l'activité. Les solutions que nous avons développées permettent de rationaliser des processus critiques, tels que la demande de prêt ou l'ouverture de compte. Vous pouvez ainsi supprimer certains coûts, augmenter votre réactivité et mieux servir vos clients.

Finance

Les banques sont aujourd'hui face à un challenge. En effet, leur chiffre d'affaires augmente sur de nombreux marchés, mais elles doivent parvenir à soutenir la croissance et à acquérir un avantage concurrentiel tout en réduisant leurs coûts. Les banques dépendent d'un certain nombre de processus documentaires complexes qui combinent les formats papier et électronique. La gestion des points de vente, la CRM, la gestion de produits et le suivi administratif ne constituent à ce titre que quelques exemples parmi d'autres.

Pour atteindre vos objectifs, la réduction des coûts ne suffit pas. Lexmark a spécialement conçu une suite de solutions qui permet aux banques d'augmenter leur efficacité opérationnelle tout en améliorant le service rendu au client. De plus elle facilite le respect de réglementations telles que Basel II, Sarbanes-Oxley et des normes internationales de déclaration financière.
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Rationalisation du traitement des prêts

Le processus de prêt nécessite de nombreux documents, mais cela ne veut pas dire qu'il doit être long à traiter. Avec les équipements multifonction de Lexmark, le personnel d'agence peut capturer, indexer et intégrer les documents de prêt dans le système de Geide de la banque. Ceci permet d'initialiser le processus d'approbation de prêt plus rapidement et plus efficacement.

Il est possible de transformer la gestion des documents de prêt en un processus simple, aux temps de traitement réduits et nécessitant moins d'interventions manuelles. Ceci présente de nombreux avantages :

Elimination de certains coûts du processus actuel : frais postaux, messagerie, courriers express, numérisation centralisée, copies inutiles
Augmentation du volume d'affaires traitées par la réduction du temps de traitement global du processus
Amélioration de la satisfaction client grâce à un traitement plus efficace et à la réduction du nombre d'erreurs

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Gestion de patrimoine dans les agences

Sur le marché actuel de la gestion de patrimoine, la concurrence est plus rude que jamais. Les banques doivent trouver un moyen de se différencier de leurs concurrents en vue d'obtenir un avantage concurrentiel. Un des moyens d'y arriver serait de produire instantanément des documents marketing personnalisés de haute qualité au niveau de l'agence.

En donnat la capacité à vos conseillers financiers de produire sur place des plans de financement, des propositions et des présentations de haute qualité, vous pouvez :

Réduire la durée du cycle de vente
Améliorer les taux de conclusion
Augmenter la productivité de vos conseillers
Eliminer les coûts de courrier express liés à l'envoi des documents aux agences
Fournir une plate-forme couleur pour d'autres besoins

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Ouverture et gestion de compte dans les agences

Concilier amélioration du service client et réduction de la fraude est une tâche difficile que ne facilitent pas les réglementations en vigueur. En utilisant des multifonctions Lexmark dans vos agences vous pouvez rationaliser le processus d'ouverture de compte et réduire l'usurpation d'identité.

Imaginez l'avantage que pourrait vous procurer l'accès instantané, par le personnel autorisé de l'agence, aux informations personnelles du client :

Réduction des risques grâce à une procédure automatique de validation des clients
Réduction des pertes dues à la fraude grâce à la possibilité de vérifier chaque chèque
Efficacité accrue des guichetiers grâce à une consultation plus facile des dossiers
Amélioration de la satisfaction par la réduction des désagréments liés aux vérifications

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Marketing personnalisé dans les agences

Afin de promouvoir ses offres de produits financiers, votre département marketing crée certainement des brochures couleur.

Cependant, les supports pré-imprimés ont leurs inconvénients. De manière générale, entre la conception, la réalisation, l'impression et la diffusion des documents, il peut s'écouler plusieurs mois, pendant lesquels des opportunités vous échappent.

Les imprimantes laser couleur Lexmark, rapides et économiques, offrent une nouvelle option aux professionnels du marketing – l'impression à la demande de documents marketing en couleur. En quelques jours seulement et pour quelques centimes par page, vous pouvez imprimer dans chaque agence les documents d'une campagne qui vient juste d'être élaborée par le siège.

La disponibilité de l'impression couleur au niveau de l'agence grâce aux imprimantes Lexmark vous offre plusieurs avantages :

Eliminer le coût lié à la commande, à l'entreposage, à la diffusion et à la gestion de documents pré-imprimés, ce qui réduit les charges
Eliminer l'obsolescence et le gaspillage associés à vos brochures périmées
Personnaliser les supports marketing pour vos clients
Possibilité d'imprimer d'autres documents de l'agence, tels que propositions, présentations, dépliants, plans de financement, formulaires de demande

Assurance

Les évolutions du secteur de l'assurance pèsent lourdement sur les opérations et les coûts. Le secteur a connu, et connaît encore, une concentration rapide, tandis que les services des banques et des assurances ne cessent de converger.

En se concentrant sur la manière de produire, gérer et utiliser les documents, les solutions Lexmark peuvent vous aider à relever simultanément plusieurs défis : réduire les coûts, être plus réactif vis-à-vis de la clientèle et vous conformer aux nouvelles réglementations (Basel II, Sarbanes-Oxley et normes internationales de déclaration financière).

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Rationalisation du traitement des sinistres

L'efficacité de votre traitement des sinistres peut avoir un impact considérable sur la rentabilité de votre compagnie, surtout dans l'environnement concurrentiel actuel. En tirant parti de la puissance de votre réseau pour numériser et acheminer de façon électronique la documentation des sinistres, vous pouvez réduire les délais d'exécution de processus basés jusque là sur le papier.

L'amélioration du processus de gestion des sinistres offre de nombreux avantages :

Productivité accrue grâce à une réduction considérable de la gestion du papier
Résolution plus rapide et plus efficace des demandes et des problèmes des clients
Réduction du nombre d'erreurs de traitement ainsi que du nombre de documents perdus ou manquants
Meilleure satisfaction client grâce au règlement plus rapide des sinistres
Diminution du nombre de dossiers papier et d'archives
Retour sur investissement plus rapide sur vos système de gestion de documents

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Vente de produits de gestion de patrimoine

Les compagnies d'assurance doivent pouvoir se différencier de la concurrence afin de remporter les marchés de gestion du patrimoine. Pour cela, elles doivent mettre en place une communication personnalisée de grande qualité avec leurs clients et prospects.

Avec les solutions multifonction couleur de Lexmark, vous pouvez maintenant imprimer dans vos agences des simulations et des plans financiers à la demande. Cela a pour effet d'accélérer la vente, d'améliorer le service rendu au client et d'améliorer vos taux de conclusion. En plus, vous éliminez les frais d'acheminement des documentations dans vos agences.

Administration

Le secteur public est soumis à une pression croissante : il lui faut réduire ses coûts d'exploitation tout en offrant plus de services. D'une part, l'administration doit permettre à une partie toujours plus large de la population d'accéder à des services en ligne (déclaration de revenus,...) ce que renforce encore l'initiative e-Europe de la Commission européenne (garantir à tous un accès plus rapide et plus économique aux informations). D'autre part, elle doit continuer à servir ceux qui n'ont aucune connaissance en informatique. Soucieuse à la fois de tenir ses objectifs de réduction des déficits publics et de permettre à ses administrés d'accéder à ses services via des portails, la e-administration doit mettre en place une stratégie documentaire globale cohérente.
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Sécurité des documents

Les documents papier contenant des informations personnelles et sensibles doivent être gérés de manière sécurisée. Ceci passe par la mise en oeuvre d'un système qui permet d'empêcher la consultation et la duplication non autorisées de ces documents. La technologie Lexmark vous permet de numériser vos formulaires et d'automatiser les processus auxquels ils sont rattachés. Une fois numérisés, ils peuvent être instantanément transmis, archivés ou consultés de manière sécurisée.
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Dossiers électroniques

Aujourd'hui, plus que jamais, votre administration doit faire plus avec moins de ressources. La multiplication des lois engendre de plus en plus de paperasserie dans à peu près tous les domaines, y compris dans le traitement des dossiers. Lexmark peut vous aider à mettre en place des processus électroniques qui vous permettront de réduire les coûts associés au traitement des documents tout en réduisant les taux d'erreur et en augmentant la productivité de votre administration.

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Communication législative

Fatigué de la paperasserie ? Lexmark peut vous proposer des solutions qui vous permettraient de réduire les coûts liés aux transferts de documents entre bureaux, de sécuriser l'acheminement de documents confidentiels et d'offrir un moyen de communication plus rapide, plus économique et plus efficace entre vos services.


Santé

Vous pouvez avoir des informations assez précises sur vos patients. Mais il est souvent difficile de les faire circuler de façon rapide et sécurisée. Vous devez identifier les obstacles qui freinent le plus votre flux d'information et trouver les moyens d'améliorer vos processus tout en renforçant la sécurité des données et en réduisant les coûts.

L'offre Lexmark pour le secteur de la santé intègre des solutions d'impression et de gestion électronique des documents spécialement conçues pour chaque service de l'hôpital. Grâce à elles, les établissements peuvent renforcer considérablement la sécurité des données et l'efficacité du personnel tout en réduisant les coûts.
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Service d'admission
Les hôpitaux peuvent rationaliser le processus souvent fastidieux des admissions en intégrant la technologie numérique de Lexmark. La consolidation des équipements, l'utilisation de formulaires électroniques et l'impression de dossiers de suivi avec des codes à barres permet au service des admissions d'être bien plus efficace et de protéger au mieux les informations du patient. Vous pouvez éliminer :

Télécopieurs
Copieurs
Formulaires pré-imprimés

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Personnel soignant

Les personnels soignant se plaignent de passer chaque jour trop de temps à gérer du papier plutôt que de s'occuper de leurs patients. Voici comment vous pouvez faciliter leur travail :

Améliorez les procédures d'échange d'information
Consolidez les équipements en un multifonction
Eliminer les formulaires pré-imprimés
Utiliser des codes à barres sur les dossiers des patients

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Personnel administratif
Il est souvent très difficile de faire circuler l'information au sein d'une organisation. Certaines directives concernant la santé vous obligent à simplifier les fonctions administratives tout en protégeant l'information confidentielle des patients.

Pour respecter ces directives et ne plus dépendre de la lenteur d'acheminement des documents papier, vous devez les convertir en documents numériques qui peuvent être distribués instantanément. Cette rationalisation du flux d'information permet de simplifier les tâches administratives pour que vos professionnels de santé puissent se concentrer sur les soins.

Réduire des délais d'envoi et les coûts de messagerie entre les administrations et les hôpitaux
Améliorer l'efficacité en automatisant les processus manuels
Améliorer l'accès aux informations au travers de l'archivage numérique

Industrie et transports


Intégration Geide

Les efforts d'optimisation permanents dans les secteurs de l'industrie et des transports impactent constamment la manière dont les informations et les documents circulent au sein d'une entreprise. Bien qu'intégrées à différents degrés dans la chaîne documentaire, les fonctions d'inventaire, d'entreposage, de gestion de la chaîne logistique, d'ERP (Enterprise Resource Planning) et de CRM (Customer Relationship Management), peuvent perturber les processus documentaires et parfois limiter les gains de productivité élevés que ces systèmes sophistiqués sont censés procurer.

Ces applications ont généralement des flots de données propriétaires qui les rendent dépendantes d'imprimantes matricielles ou d'imprimantes spécialisées. Cette dépendance à des imprimantes dédiées peut minimiser les efforts visant à mettre en place des flux documentaires rationalisés. Pour assurer ces impressions, les entreprises se retrouvent typiquement avec un nombre élevé de périphériques qui fonctionnent en sous- ou e sur-capacité, au-delà de leur durée de vie, et qui ne peuvent pas être gérés centralement.

Lexmark peut vous aider à adresser vos problématiques particulières en matière d'impression et de gestion documentaire afin de vous permettre de réaliser des économies de coût tout en améliorant votre productivité. Quel que soit votre besoin, vous pouvez compter sur les solutions métiers personnalisées de Lexmark.

Par exemple, Lexmark peut vous aider à :

Réduire les erreurs et les coûts d'expédition de biens
Rationaliser les processus de suivi administratif
Accélérer la facturation
Nous pouvons délivrer des solutions éprouvées et rentables pour le secteur de l'industrie et des transports afin de vous permettre de réduire vos coûts tout en améliorant la qualité et la productivité.

Solutions de gestion d'entrepôt
Le processus qui consiste à identifier vos produits, à les sortir de l'entrepôt ou à les réintégrer au stock peut constituer un frein car il nécessite de nombreuses manipulations de documents papier.

Lexmark peut rationaliser votre processus de préparation de colis et simplifier les documents d'expédition. Nos solutions sont conçues pour s'intégrer aux systèmes existants tout en employant des technologies de pointe comme la distribution automatisée de documents.

Solutions de préparation de colis
Solutions d'expédition
Améliorations des processus de retour
Solutions de préparation de colis


Lors d'une opération typique de préparation de colis, l'utilisateur doit générer plusieurs documents papier – une liste des références, un ordre de préparation, un bordereau d'expédition et, le cas échéant, une fiche contenant des instructions spéciales ou des signatures. Lexmark simplifie ce processus au moyen d'une gamme d'imprimantes et de solutions logicielles, dont la plupart n'entraîne aucune modification de vos systèmes ERP, de gestion d'entrepôt ou de vos systèmes existants. En mettant en oeuvre des solutions qui rationalisent et minimisent l'usage du papier, nous vous donnons la possibilité d'effectuer les opérations de préparation avec davantage de souplesse. Cette efficacité a un impact sur la productivité des employés et sur la réduction des coûts - des résultats qui augmentent directement votre rentabilité.

Solutions d'expédition
Les connaissements sont l'exemple type des formulaires pré-imprimés multi-exemplaires distribués manuellement sur de nombreux sites. Ce processus manuel, lent et coûteux, entraîne des pertes de documents ou des erreurs de classement, ce qui dégrade le service rendu au client. Les coûts élevés d'archivage et de récupération des documents papier le rendent d'autant plus difficile à gérer.

La solution Lexmark pour les opérations d'expédition permet d'éliminer les formulaires pré-imprimés et la distribution manuelle. Vous pouvez, grâce à elle, capturer électroniquement le flux de données, y ajouter des codes à barres et l'imprimer sur papier ordinaire. Une fois rempli et signé, le connaissement est numérisé et diffusé électroniquement aux bons destinataires. A présent, vous disposez d'un accès en ligne à toutes vos informations – ceci à tout moment et où que vous soyez.

En réduisant l'usage du papier dans vos opérations de préparation de colis, vous renforcez l'efficacité de vos processus et la productivité de vos employés, ce qui garantit des expéditions plus rapides, une flexibilité accrue et une réduction des coûts.

Améliorations des processus de retour
L'inefficacité du processus de gestion des retours d'articles peut être une source de perte de temps et de gaspillage de papier et d'espace. Mais plus problématique encore est le manque d'informations relatives à ces retours. Il est parfois difficile de déterminer la provenance et l'état exacts des articles retournés. Par conséquent, de nombreux articles sont testés inutilement, ce qui génére des coûts élevés. D'autre part, il est nécessaire d'imprimer une étiquette et un bordereau d'expédition sur deux imprimantes différentes ce qui multiplie les frais en termes de consommables et de maintenance.

Nos solutions vous permettent d'enrichir les étiquettes d'expédition en y ajoutant des informations clés sur l'article retourné, son état et le numéro de réclamation puis de les imprimer avec une imprimante laser en même temps qu'un document d'expédition prédéfini et personnalisable. Le résultat ? Une reconstitution de stock plus rapide et une réduction du nombre de tests effectués. Cela engendre une baisse des coûts, une meilleure productivité et la perspective d'un meilleure marge.

 

Solutions pour les Ressources Humaines et autres fonctions de support

La nécessité de gérer les flux de documents ne se limite pas aux processus de fabrication et d'expédition de biens. Les informations qui transitent par le départements de ressources humaines et les services administratifs sont en effet essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Vous devez délivrer l'information là où elle est le plus utile, quelle que soit sa nature ou sa provenance. Toutefois, cela peut s'avérer difficile si vous ne disposez pas des ressources techniques nécessaires pour mettre en oeuvre une solution optimale. Lexmark réinvente les processus de gestion de documents pour que vos processus opérationnels ne soient pas dépendants de la lenteur des documents papier.

Optimisation des flux documentaires des RH
Solutions de conversion de documents papier en numérique pour les RH
Stations libre-service RH
Intégration dans les systèmes de Geide
Optimisation des flux documentaires des Ressources Humaines
Si vous voulez savoir où passe votre budget RH, suivez la trace des documents papier. En effet, si la plupart des entreprises ont largement investi dans l'automatisation des opérations d'entrepôt et autres aspects opérationnels, il n'en est pas de même pour les RH. Par exemple, quand vous devez remplacer un employé, vous devez le faire rapidement pour maintenir l'efficacité de l'entrepôt. Malheureusement, vous êtes freiné par la paperasserie qui découle des directives internes et juridiques liées au recrutement.

Si vous souhaitez rationaliser vos processus, il est temps de réduire, voire de supprimer les flux de documents papier au sein des RH. Remplacez ces processus fortement consommateurs de papier par la numérisation distribuée et la diffusion électronique. Vous verrez vos coûts diminuer, vos recrutements seront plus rapides et la coopération entre vos RH et les autres services de l'entreprise en sera nettement améliorée.

Solutions de conversion papier-numérique pour les Ressources Humaines
La solution de conversion des documents papier au format numérique pour les RH de Lexmark répond aux problèmes majeurs que sont la sécurité, le suivi et la vitesse de traitement et de récupération. Elle permet de numériser les documents papier sur place, de leur affecter des codes à barres et de les enregistrer dans votre système de Geide. Les améliorations ainsi réalisées sur vos opérations de ressources humaines vous permettent d'optimiser les temps de traitement, de réduire les manipulations et de limiter la perte de documents. Les informations sont plus facilement accessibles et vous réduisez les coûts de gestion de votre service de RH.

Stations libre-service Ressources Humaines
Les solutions multifonction de Lexmark peuvent offrir à vos employés un moyen simple et confidentiel de consulter et de traiter des formulaires et des informations RH personnelles. Les formulaires pré-imprimés onéreux peuvent être éliminés et les responsables des RH peuvent alors se concentrer sur les besoins du personnel. Les applications comprennent, entre autres, l'impression à la demande des formulaires en ligne, l'affichage des postes à pourvoir et l'inscription aux activités sociales. Le multifonction répond non seulement à vos besoins d'impression, de copie et de télécopie, mais il se mue également en station libre-service pour aider votre entreprise à renforcer la satisfaction du personnel.

Intégration SGED
De nombreuses fonctions de support, comme le service juridique ou les comptes fournisseurs, utilisent un système de gestion électronique des documents (Geide). Cependant, l'intégration de documents dans le système n'est pas toujours simple. Quelle Quelle que soit la solution utilisée - numérisation des documents et envoi électronique ou envoi à un site centralisé pour numérisation - ce processus nécessite plusieurs étapes et l'utilisation de différents équipements. Il peut donc s'avérer long et coûteux.

Les solutions multifonctions de Lexmark vous permettent d'intégrer directement vos documents dans votre système de Geide. Elles s'imposent comme une véritable interface entre vos documents papier et votre système de gestion de documents. De plus, notre technologie "en une touche" permet de définir le profil pour l'indexation des données au moment de la capture du document. En adoptant cette solution, vous retrouverez vos documents plus facilement, supprimerez les coûts de numérisation et votre personnel pourra se concentrer sur ses fonctions principales.

Nous offrons également des solutions spécifiques pour votre service juridique : codage des numéros de clients, des numéros de dossiers et d'autres données pertinentes et impression de codes à barres au moment de la création des documents. Ceci permet de rationaliser l'indexation des documents lors de leur numérisation vers le système de Geide.


Distribution

Dans un environnement de vente au détail, des quantités surprenantes de papier sont manipulées. Dans vos magasins, vous avez besoin de panneaux et d'étiquettes couleur pour améliorer le balisage, faciliter la mise en rayons et attirer les consommateurs. Des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels sont essentiels pour bien gérer les ventes et l'inventaire. Vos ressources humaines traitent de nombreux formulaires et documents pour sélectionner, embaucher et former de nouveaux employés.

Que vous souhaitiez simplifier le processus de demande de crédit client, améliorer le service à la clientèle ou maîtriser les flots de documents papier qui circulent entre vos magasins, vos centres de distribution et vos bureaux, Lexmark peut vous aider.

Notre approche spécifique au secteur de la distribution vous permet d'optimiser votre environnement d'impression tout en rationalisant l'exécution de tâches récurrentes.

 

Balisage et affichage en les magasins
En tant que détaillant, votre stratégie de merchandising joue un rôle crucial pour l'atteinte de vos objectifs de vente. Cette stratégie repose en partie sur un balisage clair et des étiquettes couleur attractives dans les rayons. Cependant, si ces éléments ne sont pas implantés à temps dans votre magasin, une promotion ou une opération spéciale peuvent échouer. Pour ne rien simplifier, les magasins utilisent souvent trois processus distincts pour l'impression – une imprimante pour les rapports, une imprimante spéciale pour les étiquettes; l'impression des panneaux étant, quant à elle, souvent effectuée par le siège.

Avec les imprimantes couleur Lexmark, chaque magasin peut avoir la flexibilité d'imprimer à la demande ses étiquettes et tous les éléments de balisage. Vous avez ainsi l'assurance de toujours disposer du bon balisage au bon endroit au bon moment. Vous éliminez ainsi la production et l'expédition onéreuses des panneaux et affiches pré-imprimés. L'étiquetage est à jour, les étiquettes couleur sont claires et attractives. Les magasins peuvent réagir plus vite à l'évolution des prix de la concurrence. Bref, vous maîtrisez l'exécution sans faille de votre stratégie de merchandising, en consolidant vos différents équipements en une imprimante unique pour tous vos besoins d'édition de rapports, de balisage et d'étiquettes.

Balisage en couleur
Affichettes et étiquettes


Balisage en couleur
Les départements marketing centraux développent et impriment la plupart des panneaux et des affiches pour leurs campagnes saisonnières ou promotionnelles. Ils les distribuent ensuite aux centres de distribution ou aux magasins. Il arrive fréquemment que les éléments commandés n'arrivent pas dans les temps ou soient perdus. Les conditions de la promotion peuvent aussi changer entre temps, ce qui les rend obsolètes.

Offrez-vous l'avantage concurrentiel d'une impression couleur de qualité en magasin. C'est l'assurance d'un balisage efficace - là où vous en avez besoin et quand vous en avez besoin. Vous pouvez mieux qu'auparavant attirer les clients et les décider à acheter tout en éliminant les coûts de production et d'expédition.

Affichettes et étiquettes
Des produits placés au bon endroit et facilement identifiés sur les rayons décident l'acheteur plus rapidement. Maintenant, vous pouvez améliorer les étiquettes traditionnelles en y incorporant des images en couleur des produits présentés. Avec les solutions d'impression couleur en magasin de Lexmark, vous pouvez imprimer des étiquettes indiquant la description du produit, le prix et le code à barres. Les étiquettes couleur dans les rayons permettent aux clients de trouver plus facilement le produit qu'ils cherchent et de savoir s'il est au bon prix. Vos clients vous remercieront.

Il est également prouvé que les affichettes et les étiquettes en rayon réduisent le temps de marquage de quarante pour cent et diminuent les erreurs de reconstitution de stock de trente pour cent. Moins de frustration pour l'employé. Réassort plus précis. Implantation plus rapide du stock sur les rayons. Tout cela a un effet positif sur les résultats.

 

Ressources humaines et autres fonctions de support

La nécessité de gérer les flux de documents ne se limite pas seulement aux processus de magasin et d'entrepôt. En fait, les informations issues des RH et d'autres fonctions de support sont des indicateurs très importants pour les détaillants. Il est essentiel de délivrer l'information là où elle est le plus utile, quelle que soit sa nature ou sa provenance. Cela peut paraître difficile si vous ne disposez pas des ressources techniques pour mettre en oeuvre une solution optimale.

Les solutions de conversion des documents papier au format numérique pour les RH de Lexmark répondent aux problèmes majeurs que sont la sécurité, le suivi et la vitesse de traitement et d'extraction. Les employés peuvent facilement numériser, insérer des codes à barres et stocker au format numérique dans votre système de Geide des documents papier existants. Une fois le document convertit au format électronique, vous êtes en mesure d'améliorer le temps de traitement, de réduire les manipulations et de limiter la perte de documents. Autre avantage : vous appellez moins fréquemment vos fournisseurs et éliminez le coût de stockage des données chez des prestataires spécialisés. Les solutions Lexmark simplifient les processus de documentation des RH et le suivi administratif pour que vos opérations ne soient pas ralenties par la vitesse du papier.

Flux de documents des RH
Station libre-service des RH


Ressources humaines et suivi administratif
Parce que le secteur de la distribution connaît un taux de rotation des personnels élevé, l'embauche de nouveaux employés en magasin peut s'avérer une tâche longue et complexe. Le stockage, le transfert et l'interrogation de toutes les informations nécessaires aux ressources humaines représente un travail considérable. De plus, le stockage d'informations personnelles confidentielles sur papier n'est pas sans poser de problèmes.

Les solutions de Lexmark permettent, d'une part de stocker vos documents en toute sécurité et, d'autre part, d'acheminer les informations en fonction de vos règles et de votre logique métier. Laissez-nous vous aider à automatiser ces tâches administratives fastidieuses.

Station libre-service des RH
Avec les multifonctions de Lexmark, vos employés disposent d'un moyen simple et confidentiel de consulter et de traiter des formulaires et des informations personnelles. Cela contribue à libérer le personnel des RH pour des tâches plus productives et à éliminer les formulaires pré-imprimés coûteux et lourds à gérer. Les applications comprennent, entre autres, l'impression à la demande des formulaires en ligne, l'affichage des postes à pourvoir et l'inscription aux activités sociales. Le multifonction répond non seulement à vos besoins d'impression, de copie et de télécopie, mais il se mue également en station libre-service pour aider votre entreprise à renforcer la satisfaction du personnel.

Processus de demande de crédit client

L'offre de crédits à la consommation disponible dans votre magasin fournit un service précieux aux clients. Cependant, ce service se révèle souvent assez coûteux pour vous. Généralement, les demandes de crédit effectuées sur papier sont transmises au siège, où elles sont préparées, puis envoyées à un organisme financier pour traitement. L'organisme financier envoie alors les documents papier à un site de numérisation tiers qui les archive au format numérique. Tous ces mouvements de papier sont longs et coûteux, et ils exposent les données confidentielles du client.

La solution de demande de crédit Lexmark permet de numériser et d'archiver au format électronique les dossier clients au niveau du magasin, ce qui permet de les transférer et de les traiter bien plus simplement. En limitant l'accès aux données confidentielles du client, vous renforcez la sécurité des données et réduisez la possibilité de fraude. En même temps, les paiements de l'organisme financier peuvent être traités et transmis au magasin plus vite et sans risque d'erreur. La solution de demande de crédit Lexmark se révèle aussi avantageuse pour vous que pour l'organisme financier ou votre client.

Distribution de marchandises

En tant que détaillant, la distribution de marchandises à vos magasins représente un enjeu unique en matière d'impression et de gestion de documents. Que vous cherchiez à réduire les erreurs d'expédition, à raccourcir les délais de transport ou à accélérer les flux et la facturation, Lexmark a la solution.

En combinant analyse, conseil, restructuration de processus et technologie de pointe, les solutions Lexmark pour la distribution vous aident à imprimer, transmettre et gérer les documents de manière beaucoup plus efficace. Afin de vous permettre de réduire les coûts tout en améliorant la qualité et la productivité, nous vous proposons deux types de solutions :

Solutions de préparation de colis
Solutions d'expédition
Solutions de préparation de colis

Lexmark peut vous aider à mettre en oeuvre une solution qui rationalise votre processus de préparation de colis et minimise les envois de documents. Ces solutions sont conçues pour s'intégrer aux applications et systèmes existants pour que vous puissiez améliorer vos capacités opérationnelles sans avoir à retoucher vos applications.

Lors d'une opération de préparation de colis, l'utilisateur doit générer plusieurs documents papier – une liste des références, un ordre de préparation, un bordereau d'expédition et, le cas échéant, une fiche contenant des instructions spéciales ou des signatures. En mettant en oeuvre des solutions qui rationalisent et minimisent l'usage du papier, nous vous donnons la possibilité d'effectuer les opérations de prélèvement et de préparation avec davantage de souplesse. Cette efficacité renforce la productivité des employés et réduit les coûts.

Solutions d'expédition
Les connaissements sont l'exemple type des formulaires pré-imprimés multi-exemplaires et distribués manuellement sur de nombreux sites. Ce processus manuel est lent et coûteux, il peut entrainer le mauvais classement ou la perte de documents, ce qui dégrade le service rendu au client.

La solution Lexmark pour les opérations d'expédition permet d'éliminer les formulaires pré-imprimés et leur distribution manuelle. Vous pouvez, grâce à elle, capturer électroniquement le flux de données, y ajouter des codes à barres et l'imprimer sur papier ordinaire. Lorsque l'expédition est terminée, le document signé peut être rapidement numérisé et diffusé automatiquement aux bons destinataires par email ou fax. Vous pouvez aussi bénéficiez d'un accès en ligne à toutes vos informations de connaissement – à tout moment et où que vous soyez.

La réduction de l'usage du papier dans les opérations d'expédition peut améliorer l'efficacité du processus et la productivité de vos équipes. Le résultat ? Des expéditions plus rapides, une flexibilité accrue et une réduction des coûts.

 

Juridique

Aujourd'hui, les grands cabinets d'avocats internationaux cherchent des moyens d'améliorer la satisfaction client, d'augmenter le nombre d'heures facturables et de réduire les coûts. Pendant des années, les associés et les responsables informatiques des plus grands cabinets d'avocats ont déployé des technologies pour rationaliser leurs processus et améliorer leurs performances et leur rentabilité. Cependant, quelques-uns seulement ont profité pleinement des économies qu'il est possible de générer par la mise en place d'un processus de gestion documentaire efficace.

Lexmark a conçu des solutions faciles d'utilisation pour vous aider à réduire le gaspillage et à sécuriser vos documents.

Nous pouvons vous aider dans les domaines suivants :

Intégration dans votre système de Geide
Solutions de refacturation
Impression confidentielle
Facturation à l'usage

Vous pouvez également réduire vos coûts et augmenter votre productivité de façon conséquente grâce aux équipements multifonctions Lexmark. Fini les allers-retours entre la salle-courrier, le copieur, le fax et votre poste de travail.


Intégration dans votre système de Geide

Les cabinets d'avocats utilisent des systèmes de gestion électronique des documents (Geide) afin de concentrer leur capital intellectuel en un point unique. Ces systèmes révolutionnent le stockage des documents et le travail collaboratif mais les processus pour y mettre un document peuvent être laborieux.

A partir de vos multifonctions Lexmark, vous pouvez numériser un document directement dans iManage, Filenet, Hummingbird ou d'autres systèmes de Geide, et l'indexer immédiatement en utilisant l'interface à écran tactile du multifonction.

Réduction du cycle de traitement de vos processus
Amélioration de votre gestion électronique de processus
Efficacité de vos flux d'information
Meilleure collaboration

Solutions de refacturation

Etes-vous actuellement capable d'identifier les travaux de copie, de télécopie, de numérisation et d'impression effectués pour chaque client ? Les cabinets d'avocats ont besoin de faire la synthèse des coûts d'impression qu'ils ont engagés pour chaque client à des fins de refacturation et de suivi.

Lexmark a noué un partenariat avec Pharos afin de proposer une solution qui permet d'associer les travaux d'impression, de copie, de numérisation et de télécopie aux numéros d'affaire des clients.

Réduction de coûts
Retour sur investissement rapide
Meilleur suivi de l'utilisation des équipements
Compréhension plus fine des coûts associés à l'impression

 

Impression confidentielle

Dans votre cabinet, la confidentialité est un souci permanent. Nous estimons que votre solution d'impression devrait, elle aussi, garantir cette confidentialité, c'est pourquoi Lexmark fournit des solutions pour répondre à vos besoins dans ce domaine.

Les imprimantes et multifonctions de Lexmark sont dotés d'une fonction d'impression confidentielle qui vous permet de protéger par mot de passe les travaux d'impression sensibles. Vous pouvez ainsi, avec votre mot de passe, imprimer ces travaux confidentiels sur une imprimante réseau en toute tranquillité.

Pour des besoins plus évolués, Lexmark fournit une solution qui met en attente un travail d'impression sensible sur le serveur réseau jusqu'à ce que l'utilisateur s'identifie sur l'imprimante ou le multifonction au moyen de son badge d'employé ou de son nom d'utilisateur et de son mot de passe réseau.

 

Applications transverses
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Applications transverses

Quel que soit votre domaine d'activité, Lexmark propose à votre entreprise des applications qui rationalisent vos processus documentaires et réduisent les coûts.

Optimisation de parc
Capture distribuée
Formulaires électroniques et impression à la demande
Gestion électronique de processus documentaires
Impression confidentielle et sécurisée

Optimisation de parc

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. En combinant des solutions logicielles et matérielles, Lexmark est en mesure de vous proposer une offre parfaitement adaptée à votre entreprise au travers de deux solutions :

L'impression distribuée
La consolidation des équipements
L'impression distribuée
Lexmark peut vous aider à optimiser la productivité de vos employés et à réduire vos coûts d'exploitation en améliorant des domaines clés tels que la disponibilité, l'accès et le traitement de l'information.

En déployant son expertise, sa méthodologie et des technologies adaptées, Lexmark vous aide à éliminer les inefficacités inhérentes à l'impression et la diffusion centralisées des documents. Grâce à la mise en place d'une architecture d'impression distribuée, vos utilisateurs peuvent imprimer, de façon efficace et économique, les documents dont ils ont vraiment besoin sur des équipements partagés en réseau. Vous supprimez ainsi les pertes de temps générées par la reproduction et la distribution centralisée de documents, l'attente de la fin d'un travail d'impression et les allers-retours jusqu'au local de reprographie.

La diffusion et l'impression des documents peuvent encore être optimisées par la mise en place d'une gestion souple et proactive de l'architecture. Lexmark met à votre disposition une gamme d'offres de gestion performantes qui facilitent l'installation, la gestion et la maintenance des imprimantes. Ces offres vous garantissent la disponibilité optimale de vos équipements.

La consolidation des équipements
Aimeriez-vous améliorer la façon dont vos employés produisent et partagent l'information avec vos périphériques d'entrée/sortie : imprimantes, copieurs et fax ?

Lexmark peut évaluer votre environnement actuel, y compris vos processus documentaires et la gestion de vos équipements, et fournir une infrastructure d'impression rationalisée qui réduit les coûts opérationnels (fournitures, maintenance, …), optimise l'utilisation de l'espace et la productivité de l'utilisateur tout en maintenant un niveau de satisfaction élevé.

Dans de nombreux cas, les imprimantes, copieurs, fax et scanners peuvent avantageusement être remplacés par des équipements multifonctions placés à proximité des utilisateurs finaux. Capables de gérer une grande diversité de supports, de systèmes d'exploitation et de flux de données, les équipements Lexmark peuvent parfaitement remplacer les matériels spécialisés. Lexmark peut également vous aider à augmenter votre productivité et à réduire vos coûts de gestion en réduisant le nombre de modèles et de fournisseurs à gérer, en optimisant l'approvisionnement en consommables et en améliorant le support technique.

Capture distribuée

Lexmark Services a noué des partenariats avec les principaux éditeurs de Geide pour vous offrir des solutions de capture distribuée performantes et adaptées à votre activité. Par une simple pression sur un bouton, les documents d'une agence locale sont numérisés et indexés, puis acheminés vers une base de données centrale où ils sont archivés. Finis les délais, les coûts élevés, les erreurs et les problèmes de support des méthodes traditionnelles de numérisation centralisée.

Formulaires électroniques et impression à la demande

Que diriez-vous de documents d'aspect plus professionnel, toujours à jour, et qui seraient produits plus rapidement et plus économiquement ?

Nombreuses sont les entreprises qui utilisent encore des formulaires et des documents pré-imprimés avec tous les inconvénients que cela suppose : coûts élevés de stockage et de distribution, problèmes logistiques, obsolescence et gaspilllage. Sans parler de toutes les opportunités que vous perdez en raison des retards d'impression et d'acheminement. Lexmark peut vous aider à convertir vos formulaires papier en formulaires électroniques et vous fournir l'infrastructure qui permet, d'une part de les mettre à jour et de les distribuer centralement et d'autre part de les imprimer à la demande dans un lieu distant. Par ailleurs, sans modifier vos applications existantes, Lexmark peut vous permettre de créer des documents professionnel plus 'intelligents' qui vous aideront à automatiser vos processus métiers et à améliorer la satisfaction de vos client.

Avec les solutions distribuées d'impression à la demande, les échanges d'informations se font de façon plus productive et plus rapide que jamais :

Impression en local de documents à l'aspect professionnel
Enrichissement facile de documents existants avec des polices, des logos et des codes à barres
Optimisation du processus de mise à disposition de formulaires nouveaux ou révisés
Formulaires toujours à jour
Disponibilité de vos formulaires et documents, là où il faut quand il le faut
Suppression du besoin en équipements spécialisées
Enrichissement de documents sans modifier vos applications existantes (ERP,...)

Gestion électronique de processus documentaires


Souhaitez-vous accélérer et mieux maîtriser les nombreux flux de documents qui circulent dans votre entreprise et vers l'extérieur ?

Pour que les processus métiers de l'entreprise s'exécutent efficacement, l'accès à l'information doit être simple et rapide. Il est donc plus important que jamais de rationaliser les flux de documents, surtout lorsque l'on considère l'impact qu'ils ont sur vos résultats. Lexmark peut analyser l'utilisation des documents dans vos processus et déployer des systèmes qui permettent de réduire, voire éliminer, les mouvements de documents papier. Les échanges d'informations se feront de façon plus productive et plus rapide que jamais grâce à :

L'accélération de la diffusion des informations
L'automatisation des tâches complexes et répétitives de distribution et d'acheminement de document
La facilité d'utilisation et la convivialité des interfaces
L'intégration facile avec vos systèmes de gestion électronique des documents
La réduction de vos coûts d'exploitation
La réduction des temps de traitement et l'augmentation de la fiabilité

Impression confidentielle et sécurisée


La dépendance croissante de l'entreprise moderne vis à vis de l'information et de la technologie fait naître des inquiétudes au sujet de la sécurité des documents. Lexmark propose une gamme complète de solutions capables de sécuriser vos documents, que ce soit sur un périphérique particulier ou sur la globalité de votre architecture d'impression.


Source : Lexmark


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