Dans une conjoncture difficile, l'éditeur Saratoga externalise sa prospection commerciale auprès de Leads Machine, avec à la clé un budget maîtrisé pour une productivité accrue.

" L'omniprésence de notre principal concurrent sur l'ensemble de nos prospects sans que la réciproque soit vraie, nous a poussés à sonder plus largement le marché afin que plus aucun projet d'investissement en CRM (Customer Relationship Management) ne nous échappe. Mais au lieu d'engager une équipe de prospection, à l'instar de cette entreprise nous avons externalisé cette fonction auprès de Leads Machine. " explique Alain Savary, Directeur Général Europe du Sud de l'éditeur Saratoga Systems.

Une flexibilité technique et budgétaire

Ce dernier justifie tout d'abord sa décision de sous-traiter cette tâche pour des raisons budgétaires, puisque la prestation de Leads Machine épargnait l'embauche de deux personnes à plein temps en interne. " Le choix de Leads Machine proprement dit ne tient pas du hasard. Nous avions déjà éprouvé la qualité de leur service lors d'opérations événementielles ponctuelles. " ajoute Alain Savary. Satisfait de cette première collaboration, Saratoga a signé un contrat de prospection commerciale sur l'année 2002. Lors de cette période, l'intervention de Leads Machine fut découpée en deux types de prestations. La première recouvrait des campagnes de prospection effectives de 6 à 8 semaines, liées à une actualité commerciale ou propre au marché CRM. Entre ces intervalles de prospection, Leads Machine a pratiqué une seconde activité d'élevage de prospects, afin de surveiller les projets d'investissement à plus long terme, jusqu'à leur maturité.

Améliorer l'efficacité commerciale

Libérés de ce suivi laborieux et forts de fiches de contacts délivrées en continu par Leads Machine, les commerciaux de Saratoga Systems ont pu se focaliser sur la gestion de leurs clients et prospects. " La disponibilité de notre force commerciale est précieuse, car nous ne sommes pas des vendeurs de boîtes précise Alain Savary. Nos commerciaux très pointus sur leur marché (distribution, banque...) s'évertuent à apporter des solutions de CRM adaptées aux entreprises en étant à l'écoute des directions générales et des décideurs opérationnels. " Cette mécanique a cependant demandé à Leads Machine un gros travail de préparation en amont, à commencer par la validation du fichier clients/prospects de Saratoga afin d'expurger les doublons et d'enrichir les fiches incomplètes. Une fois le fichier qualifié, il a fallu former les prospecteurs au métier de Saratoga. Cette étape s'avère primordiale, car ces derniers s'avancent, guide d'entretien en main, comme les émissaires commerciaux de Saratoga. Une exigence de qualité qui impose d'accompagner les télé-prospecteurs durant les premiers jours afin d'affiner leur discours.

Tous les appels sauvegardés en MP3

" Après cette période de rodage, les fiches étaient renseignées par des commentaires progressivement plus étoffés. " affirme Alain Savary. Celui-ci centralise l'ensemble des prospects potentiellement intéressés par une offre CRM, avant de distribuer les leads entre ses différents vendeurs. Outre ces informations littérales, les commerciaux disposent des enregistrements téléphoniques de chaque prospect. Ils peuvent ainsi analyser à leur gré les attentes et autres objections de chaque interlocuteur. " A ma connaissance, Leads Machine est le seul prestataire à offrir un archivage vocal des appels au format MP3. " avance Alain Savary. Les prospects " chauds " sont traités sans attendre. Par contre, les projets d'investissement à plus longue échéance subissent un traitement différencié selon l'historique du lead. Ainsi, les prospects d'ores et déjà clients de Saratoga sont rappelés pour une requalification, puis redonnés à Leads Machine qui enrichit la base d'élevage. Hormis ces prospects particuliers, cette base contient les nouveaux leads dotés d'un projet d'investissement à moyen ou long terme. Cet échange de données réciproque témoigne aussi d'une intégration réussie entre les outils informatiques de Leads Machine et ceux de Saratoga. Un atout de plus qui a motivé le renouvellement du partenariat entre Saratoga et Leads Machine sur l'année 2003.