Henkel réduit ses coûts de voyage et favorise les services aux voyageurs avec KDS

"Au siège de Henkel, 60 % des voyageurs équipés de KDS Corporate réservent en ligne. Ce succès est directement lié à la convivialité du système et à son interface graphique très intuitive."

Sascha Kluewer, Directeur Achats chez Henkel

Groupe d'envergure internationale, Henkel commercialise une large gamme de produits, tel que les adhésifs, les produits ménagers, les produits de beauté ou encore les produits de traitement des sols.

Henkel KgaA, la société mère du groupe Henkel, est basée à Düsseldorf en Allemagne. Fin 2001, le groupe emploie plus de 45.000 personnes dans le monde, dont 12.000 en Allemagne et est implanté dans plus de 75 pays. Son chiffre d'affaires s'élevait à 8,4 milliards de dollars en 2000.

Situation

Henkel compte quelque 5.000 collaborateurs voyageant régulièrement, dont 2.000 basés à Düsseldorf. Sur l'Europe et les Etats-Unis, le groupe affiche un budget pour le voyage de 45 millions de dollars (avion, hôtel et location de voiture). Soixante pour-cent des déplacements effectués sont des allers-retours entre le siège de Düsseldorf et les capitales européennes.

Confrontée à l'augmentation des coûts liés au voyage, la direction voyages de Henkel à choisi de se tourner vers une solution de réservation en ligne qui lui permettrait d'optimiser ses processus de gestion des voyages et a réalisé une étude comparative des différentes solutions disponibles sur le marché. Le groupe souhaitait réduire les coûts d'achat des prestations de voyage par un meilleur respect de la politique voyage tout en étant mieux armé lors de ses négociations avec les fournisseurs. La solution devait, enfin, permettre d'élargir la gamme des services offerts aux voyageurs, comme par exemple la réservation 24/24h, 7/7j.

La problématique

Henkel a examiné cinq outils de réservation en ligne en Europe et aux Etats-Unis. L'évaluation portait sur la convivialité de la solution, sa capacité à être déployée mondialement et à se connecter aux multiples systèmes GDS (Henkel utilise Amadeus, Sabre, Galileo et Worldspan). La facilité d'adoption de l'outil par les utilisateurs était un critère essentiel pour Henkel, la solution devait donc être simple et ne demander aucune formation.

La Solution
L'étude de Henkel a démontré que KDS était la seule solution de réservation en ligne capable d'être déployée internationalement grâce à ses connections directes au différents GDS et à ses fonctions multilingues et multi-devises. Son interface très simple lui permettait d'être immédiatement utilisable, et la solution s'intégrait parfaitement aux processus opérationnels de l'agence de voyage partenaire d'Henkel, Carlson Wagonlit Travel (CWT).

Après une phase pilote de quatre semaines pendant lequel la réservation d'itinéraires simples et complexes a été mise en oeuvre, le déploiement de KDS Corporate au siège de Henkel a été réalisé en moins de 100 jours.

Une action d'information et de sensibilisation, par le biais d'une campagne marketing et d'affichage, a été menée auprès du personnel, afin d'accompagner le déploiement de KDS Corporate. Cette campagne a été si bien perçue qu'un grand nombre de collaborateurs se sont connectés à leur nouvel outil de réservation en ligne dès les premiers jours de son déploiement.

Ce premier résultat positif a été confirmé par une étude interne réalisée par Henkel, d'où il ressort qu'une réservation de voyage en ligne sur KDS Corporate prend généralement moins de trois minutes, soit beaucoup moins de temps qu'une réservation par téléphone.

Chez Henkel, les dirigeants ne bénéficient pas de traitements particuliers. Près de la moitié des 20 premiers dirigeants du groupe basés à Düsseldorf - directement rattachés au conseil d'administration - effectuent eux-mêmes leurs réservations sur KDS Corporate.

Les fonctionnalités avancées de KDS, telles que la fonction " modèle de voyage ", sont très appréciées des collaborateurs effectuant des allers-retours fréquents sur les mêmes destinations. Ces derniers peuvent désormais réserver un voyage complet (avion, location de voiture et hôtel) en quelques clics : il leur suffit d'entrer les dates et les heures de départ et d'arrivée.

Ainsi Henkel à prévu de réduire le coût moyen des voyages de 15 pour-cent après un an d'utilisation.

L'équipe de KDS Professional Services et de CWT Solutions Group, l'entité conseil de Carlson Wagonlit Travel, ont travaillé en collaboration avec la direction voyages d'Henkel afin de personnaliser l'application et d'y intégrer les règles de la politique voyage du groupe. Les fournisseurs préférentiels d'Henkel sont répertoriés dans une base de données tarifaires et mis en évidence par l'outil de réservation en ligne. Grâce à son interface graphique intuitive, KDS Corporate ainsi paramétrée identifie clairement les options de voyage compatibles avec la politique du groupe. Lorsqu'une réservation n'entre pas dans le cadre de cette politique, l'utilisateur doit justifier son choix de voyage, et une procédure de validation particulière est automatiquement engagée.

Après ce premier déploiement réussi au siège de Düsseldorf, KDS Corporate sera bientôt déployé sur les autres sites de Henkel en Europe (France et Espagne), puis aux Etats-Unis début 2003.

Henkel prévoit un retour sur investissement pour 2003.

Source : KDS