e-Travel et Etap-On-Line signent un contrat avec le groupe Total pour la gestion de ses déplacements professionnels

Paris, le 5 novembre 2003 - e-Travel, Business Unit des solutions en ligne d’Amadeus Global Travel Distribution S.A., et Etap-On-Line, éditeur français de solutions de gestion des frais professionnels, ont annoncé leur partenariat avec le groupe TOTAL. TOTAL devient le premier client à adopter leur offre intégrée pour gérer ses déplacements professionnels.

Les déplacements professionnels constituent le deuxième ou troisième poste de dépenses des entreprises (après les salaires) et sont estimés à 25.2 milliards d'€ en France en 2002[1].

Les coûts de gestion associés à ces déplacements sont également très élevés, puisqu’ils représentent en moyenne 10% du montant du déplacement (traitement des ordres de mission, frais de réservation, intégration des factures fournisseurs et gestion des notes de frais).

La gestion des déplacements s’avère complexe pour l’entreprise, du fait de la multiplicité des interlocuteurs concernés, du morcellement des tâches, des re-saisies et de l’absence de reporting fiable.

Maîtriser les achats de voyages et automatiser la gestion des frais professionnels devient un enjeu majeur pour toutes les entreprises, compte tenu des coûts engagés et de la complexité des processus internes.

Deux leaders partenaires au service de la gestion des déplacements professionnels

e-Travel, Business Unit des solutions en ligne du groupe Amadeus GTD qui gère 95% des réservations de voyages en France, compte plus de 250 sociétés utilisatrices au niveau international. Les solutions e-Travel destinées aux entreprises optimisent leur politique en matière de déplacements et en augmentent la maîtrise et le contrôle. Egalement très appréciées par les réseaux d’agences de voyages, elles leur permettent d’augmenter leur productivité.

Etap-On-Line, seul acteur en France 100% dédié à la gestion des frais professionnels, compte plus de 120 clients dont 11 entreprises du CAC 40. Son logiciel Ulysse-Travel & Expenses, utilisé par 200 000 collaborateurs en Europe, automatise la préparation du voyage, la gestion des notes de frais et la facturation centralisée (factures agence de voyage, location de voitures…).

e-Travel et Etap-On-Line, tous deux leaders sur leurs marchés respectifs, ont décidé d’associer leurs offres produits et services parfaitement complémentaires pour fournir, dans le cadre de leur partenariat, une solution intégrée de gestion des déplacements professionnels.

Descriptif de l’offre et bénéfices utilisateurs

La solution globale de gestion des déplacements professionnels proposée par e-Travel et Etap-On-Line est un point d’entrée unique pour couvrir l’intégralité des processus de gestion :

- préparation du déplacement (ordre de mission, validation, réservation en ligne…)

- achats de voyages (réservation en ligne / E-booking, lien agence de voyages, respect de la politique voyage…)

- automatisation de la gestion des frais professionnels (import factures centralisées et cartes affaires, contrôles factures et notes de frais, export comptable et reporting).

Multilingue, modulaire et entièrement paramétrable, la solution s’intègre à tous les systèmes d’information du client (ERP Finance-RH, annuaires LDAP…). Disponible en client léger sous intranet et Internet, l’application est 100% HTML. L’offre « clé en main » s’accompagne d’un service sur mesure avec des équipes dédiées maîtrisant parfaitement les déploiements internationaux.

Pour le voyageur, c’est une simplification au quotidien dans ses réservations et notes de frais. Il gagne en temps et en confort d’utilisation grâce à une interface unique. Il peut modifier son voyage 7/7 et 24/24 où qu’il soit et suivre l’avancement du traitement de ses frais.

Pour l’entreprise, choisir une solution unique garantit une parfaite intégration des outils entre eux et une mise en œuvre simplifiée. Les bénéfices se traduisent par des gains de productivité à tous les niveaux, pouvant générer 50% d’économie. La rationalisation des dépenses fournisseurs et le respect de la politique voyage permettent des économies annuelles de 10% sur les achats de voyage. L’investissement est rentabilisé en moins d’un an.

« Une solution de gestion des déplacements professionnels automatisée n’a d’intérêt pour une entreprise que si elle s’intègre parfaitement avec les systèmes d’information et les processus existants. La mise en œuvre de la solution avec ULYSSE-Travel & Expenses a été développée dans ce sens, pour garantir un taux d’adoption maximum des utilisateurs, garant d’un retour sur investissement rapide », explique Paul Ponçon, Head of e-Travel France. « Notre forte capacité à déployer nos solutions partout dans le monde tout en nous adaptant aux spécificités des marchés locaux, combinée à l’expertise de la gestion des déplacements professionnels d’Etap-On-Line a su séduire un grand groupe comme TOTAL », a-t-il ajouté.

« Le voyage d’affaires et la gestion des frais professionnels sont deux métiers distincts et complémentaires. Parce qu’e-Travel et Etap-On-Line sont leaders chacun dans leur domaine, associer nos compétences au sein d’une solution unique pour gérer l’intégralité des déplacements professionnels est la réponse la plus efficace que nous pouvons offrir aux entreprises», explique Pierre-Emmanuel TETAZ, Directeur Général d’Etap-On-Line.

Un client de premier ordre : TOTAL

Le groupe TOTAL, précurseur en matière de gestion des déplacements professionnels, est le premier client à bénéficier des avantages de cette nouvelle solution globale.

« A l’avant garde dans le traitement optimisé et dématérialisé du « work flow voyages », le Groupe a franchi un nouveau pas avec le traitement du flux complet intégré depuis l’ordre de mission, en passant par la réservation en ligne, jusqu’à la note de frais et son intégration comptable, auxquels s’ajoutera très bientôt le traitement dématérialisé de la facturation centrale. Cette solution très complète sera mise en œuvre à chaque fois que cela est nécessaire, en particulier, sur les structures les plus importantes du Groupe (la cible est de 16 000 utilisateurs dans les 18 prochains mois). » souligne Gilles Buannic (Corporate Travel Manager Group TOTAL).

A propos d’e-Travel

e-Travel, la branche e-commerce d’Amadeus Global Travel Distribution, est leader mondial en technologies Internet pour l’industrie du voyage. e-Travel fournit des solutions e-commerce pour les compagnies aériennes, les entreprises, les agences de voyage et autres acteurs du voyage en ligne. e-Travel dessert plus de 1200 clients dans 90 pays dont Airbus, DaimlerChrysler, Ingersoll-Rand et Oracle Corporation, et des compagnies aériennes telles qu’Air France, Iberia et Qantas, ainsi que des agences de voyage en ligne comme Opodo. Amadeus est le premier système global de distribution de produits de voyage (GDS) ainsi qu’un fournisseur de technologies pour l’industrie du voyage, au service des besoins de distribution, de ventes et de marketing des professionnels du voyage et du tourisme dans le monde entier.

A propos d'ETAP-ON-LINE et d’ULYSSE – Travel & Expenses

Conçue, développée et éditée par Etap-On-Line, ULYSSE – Travel & Expenses ® est une solution disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible tous ERP. Avec 200 000 utilisateurs en France et en Europe, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. ULYSSE – Travel & Expensesâ a été choisi par des clients de référence PME-PMI et plus de 11 grands comptes côtés au CAC 40. La gestion des frais professionnels est le cœur de métier d’Etap-On-Line, entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel Tetaz. S.A. au capital de 100 K€, développée sur fonds propres et bénéficiaire, Etap-On-Line a réalisé en 2002 un chiffre d'affaires de 4,1 M€ et compte 37 collaborateurs.